Neue Flächen einführen

Inhalt

• Warum eine gute Fläche allein nichts ändert
• Die Adaptionskurve
• Beteiligen: wobei mitentschieden wird
• Wer die Einführung trägt
• Umbauen: die lange Zwischenzeit
• Beziehen: die ersten Wochen
• Multiplikatoren statt Rundmails
• Nachjustieren nach 90 Tagen
• Woran Ihr merkt, dass es trägt
• Fünf Muster, die scheitern
• Womit Ihr anfangt
• Häufige Fragen

Kurz gesagt

• Nach dem Bezug wird es erst schlechter. Wer dieses Tal nicht einplant, deutet es als Scheitern und rudert zurück.
• Beteiligung ist keine Umfrage. Menschen müssen an einer Stelle wirklich mitentscheiden, sonst ist es Information mit Rückkanal.
• Erklären reicht nicht. Wer nie in einem Modul gearbeitet hat, weiß nicht, wofür es taugt — egal wie gut die Beschilderung ist.
• Führungskräfte entscheiden das Ergebnis. Solange die Bereichsleitung ihren Stammplatz behält, bleibt alles eine Regel für die anderen.
• Nach 90 Tagen wird nachjustiert. Das ist der billigste Zeitpunkt für Korrekturen — und der, der am häufigsten ausgelassen wird.

Warum eine gute Fläche allein nichts ändert

Menschen bringen ihre Arbeitsweise mit. Wer zwölf Jahre an einem festen Schreibtisch saß, sucht sich in der neuen Fläche einen festen Schreibtisch — und findet ihn, weil ein Platz in der Nähe des Fensters sich eben gut anfühlt. Nach zwei Wochen ist die Zuordnung informell wiederhergestellt, nur ohne Namensschild.

Das ist kein Widerstand. Es ist das Naheliegende. Eine Fläche verändert Verhalten nicht von selbst; sie macht anderes Verhalten nur möglich. Ob es dazu kommt, entscheidet sich daran, ob jemand es vorgemacht, erklärt und in den ersten Wochen begleitet hat.

Der ökonomische Punkt dahinter: Der Umbau kostet in der Regel ein Vielfaches dessen, was die Begleitung kostet. Trotzdem wird zuerst an der Begleitung gespart — weil sie der einzige Posten ist, der sich streichen lässt, ohne dass die Fläche kleiner wird.

Die Adaptionskurve

Der Verlauf ist in fast jedem Projekt derselbe. Vor dem Bezug ist die Stimmung gut, weil alles noch Vorstellung ist. Beim Einzug bricht sie ein, weil nichts mehr sitzt: Man findet die Kollegin nicht, der Drucker steht woanders, das Telefonat ist ein Problem. Danach steigt sie wieder — vorausgesetzt, jemand hat nachgesteuert.

Der entscheidende Punkt liegt in der Mitte. Wenn das Projekt mit dem Einzug für beendet erklärt wird — und genau so sind die meisten Projektpläne geschnitten —, dann bleibt die Organisation im Tal. Was danach kommt, ist nicht Gewöhnung, sondern Arrangement: Menschen richten sich mit den Nachteilen ein, und das Ergebnis ist eine teure Fläche, die schlechter funktioniert als die alte.

Beteiligen: wobei mitentschieden wird

Beteiligung wird oft als Stimmungsmanagement missverstanden. Wirksam ist sie nur, wenn an einer konkreten Stelle tatsächlich etwas offen ist — und wenn vorher gesagt wird, was offen ist und was nicht.

Was sich gut beteiligen lässt

• Die Zuordnung der Bereiche zur Fläche. Wer sitzt neben wem, wer braucht Nähe zu wem — das wissen die Teams besser als jede Planung.
• Die Ausstattung der Zonen. Was ein Rückzugsraum können muss, welche Technik ein Projektraum braucht.
• Die Spielregeln. Der Klassiker, und der wichtigste: Regeln, die von den Betroffenen kommen, halten.
• Namen und Orientierung. Klingt nebensächlich, ist es nicht — eine Fläche, deren Bereiche das Haus selbst benannt hat, gehört dem Haus.

Was nicht zur Wahl steht

Die Gesamtfläche, das Budget, die Sharing-Quote und der Termin. Diese Punkte gehören klar benannt — am besten früh und in einem Satz. Beteiligung an Dingen, die längst entschieden sind, ist der schnellste Weg, Vertrauen zu verlieren.

Der Workshop dazu: Zukunftsbild Zusammenarbeit. Für die Zuordnung hilft Nutzergruppen der Fläche.

Wer die Einführung trägt

Eine neue Fläche einzuführen ist keine Aufgabe, die eine Person nebenbei erledigt. Sie verteilt sich auf mehrere Schultern, und die Rollen sollten benannt sein, bevor der erste Umzugskarton gepackt wird. Sonst fällt am Ende alles auf die Projektleitung zurück — und die ist in den kritischen Wochen mit Handwerkern, Möbellieferanten und Terminverschiebungen beschäftigt.

Die Projektleitung hält den Plan zusammen, entscheidet über Reihenfolge und Termine und ist die Adresse für alles, was zwischen Bau, IT und Organisation hängt. Sie ist nicht die Person, die jede Frage zur Zusammenarbeit beantwortet — das würde sie überlasten.

Die Führungskräfte der einziehenden Bereiche übersetzen. Sie erklären ihrem Team, warum umgezogen wird, was sich konkret ändert und was gleich bleibt. Sie gehen in der neuen Fläche voran, arbeiten sichtbar in den neuen Zonen und halten die Spielregeln ein, die für alle gelten. Wenn sie das nicht tun, hilft keine Kommunikationskampagne.

Die Vertreterinnen und Vertreter der Nutzergruppen bringen ein, was im Alltag wirklich gebraucht wird, und tragen Entscheidungen zurück ins Team. Sie sind nicht dafür da, Zustimmung zu organisieren, sondern dafür, früh zu sagen, was nicht funktionieren wird.

Der Betriebs- oder Personalrat gehört von Anfang an dazu, nicht erst zur Unterschrift. Mitbestimmung bei Arbeitsplatzgestaltung, Desk-Sharing und mobiler Arbeit ist kein Formfehler am Ende, sondern eine Mitgestaltungschance am Anfang. Gremien, die früh mitdenken, tragen später mit.

Empfang, Facility und IT sind in den ersten Wochen die eigentlichen Helden. Sie hören zuerst, was klemmt: das Buchungssystem, der Drucker, die Akustik in der zweiten Etage. Wenn ihre Rückmeldungen einen kurzen Weg ins Projekt haben, lassen sich viele Ärgernisse abstellen, bevor sie zur Erzählung werden.

Umbauen: die lange Zwischenzeit

Zwischen Entscheidung und Bezug liegen bei Neubauten oft zwei Jahre. In dieser Zeit passiert organisatorisch meistens nichts — und genau das ist ein Fehler, denn es ist die einzige Phase, in der man in Ruhe üben kann.

Was sich bewährt hat: sichtbare Zwischenstände statt Stillschweigen, ein Musterbereich auf der alten Fläche, in dem die künftigen Module ausprobiert werden, und die schrittweise Einführung der neuen Regeln, bevor sie durch den Umzug erzwungen werden.

Wer Desk Sharing erst am Einzugstag einführt, kombiniert zwei große Umstellungen. Wer es sechs Monate vorher in einem Bereich testet, hat beim Einzug ein Thema weniger.

Beziehen: die ersten Wochen

Die Phase, in der sich entscheidet, ob die Fläche so genutzt wird, wie sie gedacht war. Vier Dinge tragen.

Zeigen statt beschildern

Niemand liest Aushänge. Was wirkt, ist die geführte Runde durch die Fläche, bei der in jedem Modul kurz und echt gearbeitet wird — dafür gibt es die Campus Safari.

Ansprechbar sein

In den ersten Wochen braucht jeder Bereich jemanden, den man fragen kann, ohne ein Ticket zu schreiben. Das ist keine Vollzeitrolle, aber es muss klar sein, wer es ist.

Die Führung geht voran

Wenn die Bereichsleitung sich am ersten Tag einen Stammplatz nimmt, ist das Thema durch. Wenn sie sichtbar in verschiedenen Zonen arbeitet, ebenfalls — nur andersherum.

Kleine Ärgernisse sofort abstellen

Der Drucker im falschen Winkel, die Steckdose, die fehlt, die Tür, die knallt. Das sind Kleinigkeiten, aber sie sind das, worüber in Woche zwei geredet wird. Wer sie schnell behebt, kauft sich Glaubwürdigkeit für die größeren Fragen.

Multiplikatoren statt Rundmails

Ein Umzug erreicht Menschen nicht über Kommunikation von oben. Er erreicht sie über Kolleginnen und Kollegen, die dasselbe erleben und ein bisschen mehr wissen.

Was sich bewährt hat: je Bereich ein bis zwei Personen, die früh eingebunden sind, die Module kennen und ansprechbar sind. Nicht als zusätzliche Aufgabe nebenher, sondern mit klarem Auftrag, etwas Zeit und einem festen Austausch untereinander.

Wichtig bei der Auswahl: nicht nur die Begeisterten nehmen. Wer Bedenken hat und ernst genommen wird, ist als Multiplikator oft wirksamer als die, die ohnehin überzeugt sind — weil ihm die Skeptischen glauben.

Das Muster ist dasselbe wie bei Kulturprojekten; wer es dort schon kennt, findet es unter Unternehmenskultur ausführlicher beschrieben.

Nachjustieren nach 90 Tagen

Nach etwa drei Monaten hat sich genug eingespielt, dass man sieht, was wirklich klemmt — und es ist früh genug, dass sich noch etwas ändern lässt, bevor sich Provisorien festsetzen.

Woran man in dieser Runde hinschaut:

• Welche Module werden nicht genutzt — und warum. Fast immer ist die Antwort Lage, Technik oder eine Regel, die im Weg steht.
• Wo entstehen Schlangen. Telefonboxen und kleine Besprechungsräume sind die üblichen Verdächtigen.
• Was haben sich die Leute selbst gebaut. Jede Improvisation zeigt einen fehlenden Modultyp.
• Welche Regeln werden gebrochen — und ob das an den Menschen liegt oder daran, dass die Regel nicht praktikabel ist.
• Wie sieht die Belegung an den Spitzentagen aus. Das ist der Realitätstest für die Sharing-Quote.

Der Ablauf dieser Runde steht im Toolkit: Die ersten 90 Tage in der neuen Fläche.

Woran Ihr merkt, dass es trägt

Belegungsquoten sind leicht zu messen und sagen wenig. Dass eine Fläche zu 70 Prozent ausgelastet ist, verrät nicht, ob die Leute dort gut arbeiten. Aussagekräftiger sind ein paar einfache Beobachtungen, die Ihr ohne Sensorik bekommt.

• Werden die Zonen so genutzt, wie sie gedacht waren — oder sitzt die Hälfte der Belegschaft im Fokusbereich in Videocalls?
• Finden spontane Gespräche statt, oder laufen alle Abstimmungen weiter über Kalendereinladungen?
• Kommen Teams an den gleichen Tagen, ohne dass es jemand anordnen muss?
• Werden die Spielregeln von den Teams selbst nachgeschärft, oder wartet man auf eine Ansage von oben?
• Wie viele Beschwerden erreichen Empfang und Facility — und werden es über die Wochen weniger?

Diese Fragen lassen sich in einem halbstündigen Rundgang mit offenen Augen beantworten. Macht ihn nach vier Wochen, nach drei Monaten und nach einem halben Jahr, jedes Mal mit denselben Fragen. Die Veränderung zwischen den drei Terminen ist die eigentliche Information.

Fünf Muster, die scheitern

1. Das Projekt endet mit dem Einzug. Der Projektplan hat als letzten Meilenstein den Umzugstag. Danach ist niemand mehr zuständig — genau in der Phase, in der es darauf ankommt.
2. Kommunikation statt Beteiligung. Es wird viel informiert und nichts entschieden. Die Belegschaft merkt das sofort.
3. Die Führung nimmt sich aus. Ausnahmen für Führungskräfte sind das wirksamste Mittel, ein Flächenkonzept zu beerdigen.
4. Zu wenig Rückzug, zu spät gemerkt. Wird erst nach dem Bezug sichtbar und ist dann teuer. Deshalb gehört die Erhebung vor die Planung — siehe Bürokonzept und Raummodule.
5. Kritik wird als Nostalgie abgetan. „Die müssen sich erst dran gewöhnen“ ist manchmal richtig und oft die Ausrede, mit der man aufhört hinzusehen.

Womit Ihr anfangt

1. Klären, was beteiligt wird und was nicht — und das früh sagen
2. Multiplikatoren je Bereich benennen und mit Zeit ausstatten
3. Auf der alten Fläche einen Musterbereich einrichten
4. Spielregeln erarbeiten, bevor der Umzug sie erzwingt (Spielregeln für den Open Space)
5. Den 90-Tage-Termin schon im Projektplan eintragen

Wenn die Bedarfsklärung noch aussteht, kommt sie vorher: Bürokonzept und Raummodule.

Lieber gemeinsam?

Die Workplace-Transformation begleitet den ganzen Weg: Beteiligung im Auswahlprozess, Multiplikatoren, Begleitung während des Umbaus, Bezugsphase und die Nachjustierung nach 90 Tagen. Sechs bis achtzehn Monate, projektbegleitend.

Häufige Fragen

Wann sollten wir mit der Begleitung anfangen?

Sobald die Entscheidung für den Umbau steht — nicht erst, wenn der Umzugstermin feststeht. Die Beteiligung an den Modulen wirkt nur, solange die Module noch nicht bestellt sind.

Wie lange dauert es, bis sich das einspielt?

Drei bis sechs Monate bis zur neuen Normalität, wenn begleitet wird. Ohne Begleitung spielt es sich auch ein — nur eben auf dem alten Muster.

Was, wenn ein Bereich den Umzug rundheraus ablehnt?

Erst zuhören, dann trennen: Geht es um die Fläche, um den Verlust von Status, oder um etwas ganz anderes, das gerade mitschwingt? Die drei brauchen unterschiedliche Antworten, und die erste ist selten die richtige.

Reicht nicht eine gute Einführungsveranstaltung?

Sie hilft und reicht nicht. Was in einem Vortrag gehört wurde, ist am nächsten Tag Theorie. Was man einmal in einem Modul gemacht hat, bleibt.

Wer sollte das im Haus verantworten?

Am besten ein kleines Team aus Projektleitung, HR und interner Kommunikation — mit einer Person, die entscheiden darf. Facility allein reicht nicht, weil es nicht nur um die Fläche geht.

Wie messen wir, ob es funktioniert hat?

Nutzung der Module, Belegung an Spitzentagen, eine kurze Befragung nach 90 Tagen — und der ehrlichste Indikator: Kommen die Leute freiwillig? Wenn die Anwesenheit nach dem Umzug fällt, ist das ein Urteil über die Fläche.

Was kostet die Begleitung im Verhältnis zum Umbau?

Einen Bruchteil. Der Vergleich, der uns am häufigsten hilft: Was kostet ein Jahr Miete für eine Fläche, die nicht wie gedacht genutzt wird?

Und wenn wir schon eingezogen sind?

Dann ist es nicht zu spät, nur mühsamer. Die Nachjustierung funktioniert auch nach einem Jahr — sie braucht dann aber mehr Aufmerksamkeit, weil sich Provisorien bereits gesetzt haben.

Nützliche Links zu weiteren unserer Ressourcen

• Grundlagen Workplace
• Activity Based Working
• Bürokonzept und Raummodule
• Workplace-Toolkit
• Workplace-Beratung
• Arbeitszeitmodelle
• Start New Work
• Training Hybrid und Remote Leadership
• Meetingkosten-Rechner
• New Work Spielfeld