Nutzergruppen der Fläche

Inhalt

• Kurz gesagt
• Wofür saubere Nutzergruppen gut sind
• So läuft es ab
• Leitfragen
• Typische Fallstricke
• Was Ihr braucht
• Häufige Fragen

Kurz gesagt

• Ziel: eine überschaubare Zahl von Nutzergruppen, die sich in ihren Anforderungen an die Fläche wirklich unterscheiden.
• Aufwand: ein Workshop von drei bis vier Stunden, plus Vorbereitung.
• Ergebnis: fünf bis acht Gruppen mit Profil, Größe, Anwesenheitsmuster und den Anforderungen, die daraus folgen.
• Wer mitmacht: HR, Bereichsleitungen, Betriebsrat, eine Person mit Zahlen aus der Personalplanung.
• Voraussetzung: die Tätigkeitsanalyse sollte vorliegen oder parallel laufen.

Wofür saubere Nutzergruppen gut sind

Gruppen werden in Flächenprojekten meistens nach dem Organigramm gebildet: Vertrieb, Entwicklung, Verwaltung, Geschäftsführung. Das ist naheliegend und führt regelmäßig in die Irre. Zwei Abteilungen mit ganz unterschiedlichen Namen können dieselbe Fläche brauchen, und innerhalb einer Abteilung können die Anforderungen weiter auseinanderliegen als zwischen zwei Bereichen.

Nutzergruppen für die Fläche werden deshalb nach etwas anderem geschnitten: nach Anwesenheit, nach Tätigkeitsmix, nach Vertraulichkeit, nach Ortsbindung und nach dem Bedarf an Nähe zu bestimmten Menschen oder Geräten. Wer nach diesen Merkmalen sortiert, bekommt Gruppen, die im Raum tatsächlich etwas gemeinsam haben.

Der zweite Nutzen ist politischer Natur. Sobald Gruppen und ihre Merkmale offen liegen, hört die Diskussion auf, in der jeder Bereich für sich Sonderrechte begründet. Es wird sichtbar, dass die Laborgruppe tatsächlich einen Sonderfall darstellt und der Vertrieb nicht — und beide können das nachvollziehen.

So läuft es ab

Der Workshop funktioniert am besten mit einer Wand, auf der die Gruppen sichtbar entstehen und sich mehrfach verschieben lassen. Legt vorher fest, wer am Ende entscheidet.

1. Merkmale festlegen

30 Minuten

Einigt Euch auf die Merkmale, nach denen Ihr schneidet. Fünf bis sechs reichen und funktionieren fast überall:

• Anwesenheit: wie viele Tage pro Woche vor Ort, und wie planbar?
• Tätigkeitsmix: welche Verteilung aus der Tätigkeitsanalyse?
• Vertraulichkeit: wie oft finden Gespräche statt, die nicht mitgehört werden dürfen?
• Ortsbindung: braucht die Arbeit ein bestimmtes Gerät, einen bestimmten Raum, eine bestimmte Zone?
• Nähebedarf: mit wem muss diese Gruppe kurzfristig und ungeplant sprechen können?
• Besuchsverkehr: kommen regelmäßig Externe, und wohin?

2. Bestehende Bereiche auf die Merkmale legen

60 Minuten

Geht die Organisation durch und tragt für jede Einheit die Merkmale ein. Arbeitet grob: Für „Anwesenheit“ reicht niedrig, mittel, hoch. Es geht um Muster, nicht um Kommastellen.

Spätestens hier merkt Ihr, wo Einheiten in sich zu unterschiedlich sind. Diese werden geteilt — etwa Innen- und Außendienst, oder Schichtbetrieb und Tagdienst.

3. Gruppen bilden

60 Minuten

Fasst zusammen, was ähnlich ist. Ziel sind fünf bis acht Gruppen. Weniger bildet die Realität nicht mehr ab, mehr macht das Konzept unbedienbar.

Gebt jeder Gruppe einen Namen, den die Betroffenen verstehen und akzeptieren — keine Kürzel, keine Nummern. „Beratende mit Kundenkontakt“ ist ein brauchbarer Name, „Gruppe C“ nicht.

4. Profile schreiben und Größe bestimmen

60 Minuten

Schreibt für jede Gruppe ein kurzes Profil: Wer gehört dazu, wie viele Personen sind es, wie sieht ein typischer Tag aus, was braucht diese Gruppe im Raum unbedingt, worauf kann sie verzichten.

Die Personenzahlen holt Ihr aus der Personalplanung — inklusive der Entwicklung für die nächsten drei bis fünf Jahre. Eine Fläche wird nicht für den heutigen Stand gebaut.

5. Gegenlesen lassen

eine Woche

Gebt die Profile den Bereichen zum Gegenlesen. Die Frage lautet: Erkennt Ihr Euch wieder, und fehlt etwas Wesentliches? Erfahrungsgemäß kommen dabei zwei bis drei Korrekturen, die den Unterschied machen.

Leitfragen

Wenn die Diskussion festhängt, helfen diese Fragen fast immer weiter.

• Wenn diese Gruppe morgen nicht mehr ins Büro käme — was würde sofort nicht mehr funktionieren?
• Wer muss innerhalb von zwei Minuten erreichbar sein, ohne Termin?
• Welche Gespräche dürfen andere auf keinen Fall mithören?
• Was an dieser Gruppe ist wirklich besonders — und was behauptet sie nur?
• Welche zwei Gruppen könnten sich Fläche teilen, weil sie nie gleichzeitig da sind?

Typische Fallstricke

• Nach dem Organigramm schneiden. Die Organisation ändert sich schneller als das Gebäude. Merkmale sind stabiler als Abteilungsnamen.
• Zu viele Gruppen. Ab etwa zehn Gruppen wird jedes Raumkonzept zum Sonderbau. Dann lieber zusammenfassen und die Unterschiede über Ausstattung lösen.
• Die Geschäftsführung als eigene Gruppe behandeln, ohne es zu begründen. Wenn es gute Gründe gibt, benennt sie. Wenn nicht, fällt es auf.
• Wachstum vergessen. Gruppen, die in drei Jahren doppelt so groß sind, brauchen heute schon Platz im Konzept.
• Die Gruppen nie wieder anfassen. Nach dem Einzug lohnt eine Überprüfung: Stimmen die Annahmen noch?

Was Ihr braucht

Eine große Wand oder eine lange Papierbahn, Moderationskarten, Klebepunkte. Digital funktioniert es auch, ist aber in der Diskussion deutlich zäher — die Karten müssen sich schnell verschieben lassen.

Aus dem Haus braucht Ihr: eine aktuelle Personalliste mit Bereichszuordnung, die Personalplanung für die nächsten Jahre, und — falls vorhanden — die Ergebnisse der Tätigkeitsanalyse.

Das Ergebnis geht direkt weiter in Von Tätigkeit zu Raummodul, wo aus Gruppen und Tätigkeitsmix Mengen werden.

Lieber gemeinsam?

Der Schnitt der Nutzergruppen entscheidet mit darüber, wer sich später übergangen fühlt. Eine neutrale Moderation ist hier oft mehr wert als die Zeitersparnis.

Häufige Fragen

Warum nicht einfach nach Abteilungen gehen?

Weil Abteilungen sich nach Verantwortung schneiden und Flächen sich nach Arbeitsweise schneiden. Beides fällt nur selten zusammen. Wer nach Abteilungen plant, baut das Organigramm von heute in Beton — und zieht in drei Jahren Wände.

Was machen wir mit Gruppen, die sich nicht einigen können?

Trennt die Frage: Geht es um unterschiedliche Anforderungen oder um unterschiedliche Wünsche? Anforderungen lassen sich an Tätigkeiten und Vertraulichkeit belegen. Wünsche gehören auf eine eigene Liste, die später bei der Ausstattung wieder auftaucht.

Wie gehen wir mit der Geschäftsführung um?

Wie mit jeder anderen Gruppe: Merkmale erheben, Anforderungen benennen, begründen. In vielen Häusern ergibt sich daraus tatsächlich ein besonderer Bedarf — etwa wegen Vertraulichkeit und Besuchsverkehr. Wichtig ist, dass die Begründung offenliegt.

Müssen alle Gruppen gleich behandelt werden?

Nein. Sie müssen nach denselben Kriterien behandelt werden. Das ist ein Unterschied und der einzige, der Akzeptanz schafft.

Wie oft sollten wir die Gruppen überprüfen?

Einmal vor der Detailplanung, einmal etwa ein halbes Jahr nach dem Einzug. Danach bei jeder größeren Organisationsänderung. Die Profile sind ein Arbeitsdokument, kein Archivstück.

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