In drei Schritten zum Mengengerüst
Die Grafik zeigt den Weg, den wir in Projekten gehen. Die Prozentwerte im ersten Schritt sind ein Beispiel, kein Richtwert — genau darum geht es ja: Euer Profil sieht anders aus.
Irgendwann fragt die Planung nach Eurem Bedarf — und im Haus gibt es dazu Bauchgefühl, Besitzstandsdenken und widersprüchliche Wünsche. Diese Seite beschreibt den Weg von den tatsächlichen Tagesabläufen zu einem Mengengerüst aus Raummodulen: was ein Bürokonzept leisten muss, wo Open Space funktioniert und wo nicht, und an welcher Stelle unsere Arbeit aufhört und die der Architektin anfängt.
Der Begriff wird für sehr Verschiedenes benutzt — vom Möblierungsplan bis zur Immobilienstrategie. Wir meinen damit die Nutzerseite: die Klärung, welche Arbeit in einem Gebäude stattfinden soll und was daraus für den Raum folgt. Drei Fragen muss ein Bürokonzept beantworten können, bevor jemand zeichnet.
Nicht „welche Abteilungen ziehen ein“, sondern welche Tätigkeiten in welchem Verhältnis. Das ist der Teil, den Activity Based Working beschreibt — und er ist die Grundlage für alles Weitere.
Ein Haus hat selten ein Profil. Sachbearbeitung, Vertrieb, Entwicklung und Werkstattnähe haben jeweils andere Anforderungen. Wer das nicht trennt, plant einen Kompromiss, der für niemanden passt.
Die Mengen sind das eine, die Nachbarschaften das andere. Ein Fokusbereich neben der Kaffeeküche ist kein Fokusbereich. Diese Zuordnung ist der Teil des Konzepts, der später am meisten Ärger erspart.
Die Grafik zeigt den Weg, den wir in Projekten gehen. Die Prozentwerte im ersten Schritt sind ein Beispiel, kein Richtwert — genau darum geht es ja: Euer Profil sieht anders aus.
Eine Nutzergruppe ist nicht dasselbe wie eine Abteilung. Sie fasst Menschen zusammen, die ähnlich arbeiten — unabhängig davon, in welchem Kästchen des Organigramms sie stehen. Eine Controllerin und ein Entwickler können in derselben Gruppe landen, wenn beide überwiegend konzentriert arbeiten.
Erfahrungsgemäß kommt man mit vier bis sieben Gruppen aus. Wichtiger als die Zahl ist, dass niemand vergessen wird: Die Gruppen, die in Planungsrunden nicht vertreten sind, sind später die unzufriedensten. Empfang, Assistenz, Werkstatt, Auszubildende und alle, die schichtnah arbeiten, gehören zu den Klassikern.
Wie man Nutzergruppen sauber schneidet, steht im Toolkit: Nutzergruppen der Fläche.
Das Mengengerüst ist das Dokument, das die Planung von Euch braucht. Es ist kein Grundriss und keine Wunschliste, sondern eine begründete Aufstellung. Sechs Bestandteile machen den Unterschied zwischen einem brauchbaren und einem gut gemeinten Papier.
Je Modultyp die Menge, getrennt nach Nutzergruppe und Standort. Nicht „viele Fokusplätze“, sondern eine Zahl, die aus dem Tätigkeitsprofil und der Gruppengröße hergeleitet ist — und die man später nachvollziehen kann.
Wie viele Arbeitsplätze auf hundert Personen kommen, und wie diese Zahl zustande kommt. Der Puffer für Spitzentage gehört ausgewiesen, nicht eingerechnet — sonst verschwindet er in der ersten Sparrunde.
Was nebeneinander liegen muss und was auf keinen Fall. Teams, die täglich zusammenarbeiten, gehören in Sichtweite. Fokusbereiche gehören weg von Küche, Drucker und Durchgangswegen. Diese Liste ist kurz und verhindert die meisten späteren Konflikte.
Welche Gruppe nutzt welche Module vorrangig, welche teilen sich etwas. Das ist der Teil, an dem sichtbar wird, ob wirklich alle bedacht wurden — inklusive Empfang, Assistenz und Auszubildenden.
Barrierefreiheit, feste Technik, vertrauliche Gespräche, Schichtnähe, Lagerbedarf. Alles, was eine Ausnahme von der Regel begründet, gehört vorher benannt — nicht später einzeln verhandelt.
Der wichtigste und am häufigsten fehlende Teil. Jedes Mengengerüst beruht auf Annahmen: über Wachstum, über Anwesenheit, über künftige Arbeitsweise. Wenn sie aufgeschrieben sind, kann man sie später prüfen. Wenn nicht, wird im Nachhinein gestritten, was eigentlich vereinbart war.
Module sind Bausteine, keine Zimmer. Sie beschreiben, was ein Bereich leisten soll — die konkrete Ausgestaltung kommt später.
Für konzentrierte Arbeit und für Gespräche, die niemanden angehen. Beides wird fast immer zu knapp geplant. Telefonboxen sind dabei kein Luxus: In einer offenen Fläche ohne sie telefoniert man am Platz, und dann funktioniert die Fläche für alle anderen nicht mehr.
Für den kurzen Dialog. Der Trick ist die Platzierung: nah genug an den Arbeitsplätzen, dass man hingeht, weit genug weg, dass es nicht stört. Diese beiden Anforderungen widersprechen sich, deshalb braucht es akustische Trennung statt Distanz.
Für Teamarbeit über Stunden oder Tage. Entscheidend ist nicht der Tisch, sondern die beschreibbare Fläche und die Möglichkeit, Zwischenstände stehen zu lassen. Ein Raum, der jeden Abend leergeräumt werden muss, taugt nicht für Projektarbeit.
Für Begegnung. Das einzige Modul, das man nicht direkt planen kann — man schafft nur die Bedingungen. Breite Wege, eine Küche an einem Ort, an dem man ohnehin vorbeikommt, und genug Platz, dass zwei Menschen stehen bleiben können, ohne den Verkehr zu blockieren.
Für Lernen und größere Runden. Wird oft gestrichen, weil es teuer wirkt, und später durch dauerhaft blockierte Besprechungsräume ersetzt. Eine Arena lässt sich meistens als Mehrzweckfläche auslegen — Treppe, Stufen, Sitzlandschaft.
Flur, Lager, Technik, Sanitär, Garderobe, Ankommensbereich. Diese Flächen tauchen in keiner Wunschliste auf, machen aber einen erheblichen Anteil des Gebäudes aus. Wer sie im Mengengerüst vergisst, bekommt später ein böses Erwachen, wenn die Architektin die Realität einzeichnet.
Open Space funktioniert dort, wo Abstimmung der Normalfall ist und Konzentration die Ausnahme. Teams, die den ganzen Tag miteinander reden, verlieren durch Wände mehr, als sie durch Ruhe gewinnen.
Er funktioniert außerdem als ein Modul unter mehreren: als offener Bereich, neben dem es Rückzug gibt, in Sichtweite, ohne Umweg über zwei Türen und einen Aufzug.
Als Sparmaßnahme. Als Konzept für ein ganzes Haus. Und überall dort, wo der Anteil konzentrierter Arbeit hoch ist und keine Alternative daneben steht.
Der typische Verlauf: Die Fläche wird bezogen, nach sechs Wochen sind Kopfhörer Standard, nach drei Monaten sind die Anwesenheitszahlen gefallen — und niemand verbindet das eine mit dem anderen.
Ein Bürokonzept scheitert selten an der Methode und oft an der Beteiligung. Zu wenige Menschen und das Ergebnis trifft die Realität nicht; zu viele und es wird nie fertig. Was sich bewährt hat, ist eine Staffelung in drei Kreisen.
Sechs bis zehn Personen, die das Konzept tatsächlich erarbeiten — aus HR, Facility, IT und den wichtigsten Fachbereichen. Diese Gruppe trifft sich regelmäßig und trägt die Detailarbeit. Größer wird sie nicht, sonst verliert sie ihr Tempo.
Vertreterinnen und Vertreter jeder Gruppe kommen zu den Co-Creation-Workshops. Nicht als Stellvertretung im politischen Sinn, sondern weil sie ihre eigene Arbeit am besten beschreiben können. Wer hier nur Führungskräfte einlädt, bekommt ein Bild der Arbeit, wie sie gedacht ist — nicht, wie sie stattfindet.
Geschäftsführung, Betriebsrat und HR. Es trifft sich seltener, bekommt die Zwischenstände und entscheidet die Abwägungen, die die Projektgruppe nicht entscheiden kann — vor allem die Sharing-Quote und die Frage, wo gespart wird, wenn gespart werden muss.
Der Betriebsrat gehört von Anfang an dazu, nicht am Ende zur Zustimmung. Arbeitsplatzgestaltung ist ein mitbestimmungsrelevantes Thema, und ein Konzept, das erst in der Schlussrunde auf Widerstand trifft, kostet Monate. Wie das rechtlich genau einzuordnen ist, gehört allerdings zu Eurer Anwältin oder Eurem Verband — wir ordnen es organisatorisch ein und sagen, was geprüft werden muss.
Die Rechnung klingt plausibel: Wenn im Schnitt nur sechzig Prozent der Plätze belegt sind, kann man vierzig Prozent der Fläche abgeben. In der Praxis ist die Belegung nicht gleichmäßig — sie hat Spitzen an Dienstagen und Donnerstagen und Täler am Freitag.
Wer auf den Durchschnitt plant, plant an der Spitze vorbei. Und die Spitze ist der Tag, an dem alle da sind und die Fläche gebraucht wird.
Dazu kommt: Weniger Fläche funktioniert nur, wenn die Arbeit sich ändert. Wenn dieselben Abläufe auf weniger Quadratmetern stattfinden, sinkt nicht die Miete pro Kopf, sondern die Arbeitsfähigkeit.
Bevor irgendjemand erhebt, lohnt ein Blick auf das, was ohnehin da ist. Drei Quellen liefern in fast jedem Haus brauchbare Hinweise — kostenlos und in wenigen Tagen ausgewertet.
Die Raumbuchungen der letzten Monate. Welche Räume sind dauerhaft überbucht, welche stehen leer? Welche Gruppengrößen treffen sich tatsächlich? In vielen Häusern zeigt sich hier, dass die großen Räume knapp sind, obwohl die meisten Termine zu zweit oder zu dritt stattfinden — ein klares Signal für fehlende kleine Einheiten.
Die Zutrittsdaten, wenn es sie gibt. Sie zeigen die reale Anwesenheit über die Woche. Genau das ist die Grundlage für jede Aussage über die Spitzentage — und damit für die Sharing-Quote.
Was die Leute sich selbst gebaut haben. Provisorische Trennwände, Kopfhörer als Standardausstattung, Besprechungsräume, die dauerhaft als Einzelbüro genutzt werden, Stühle im Flur: Jede dieser Improvisationen ist die Antwort auf einen fehlenden Modultyp. Eine Begehung mit offenen Augen ersetzt keine Erhebung, spart aber Zeit — und sie zeigt, wo die Erhebung genau hinschauen sollte.
Wir werden keine Innenarchitekten. Dieser Satz steht so auch auf unserer Beratungsseite, und er ist ernst gemeint. Was wir liefern, ist die Nutzerseite: Tätigkeitsprofile, Nutzergruppen, Raummodule mit Mengengerüst, Nachbarschaften und die Annahmen, auf denen das alles beruht.
Was Architektur und Innenarchitektur liefern: Grundriss, Konstruktion, Materialien, Farben, Licht, Akustikplanung, Möblierung, Ausschreibung, Bauleitung. Das ist ein eigener Beruf, und er wird nicht besser, wenn Beratende hineinreden.
Die Schnittstelle ist ein Dokument, kein Meeting: ein Mengengerüst, das die Planung als Eingangsgröße verwenden kann. Gute Planende fragen danach. Wenn niemand danach fragt, wird das Raumprogramm aus Erfahrungswerten gebildet — und Erfahrungswerte sind der Durchschnitt anderer Unternehmen.
Wenn die Fläche schon steht und es um den Betrieb geht, ist Activity Based Working der passendere Einstieg. Geht es um den Umzug selbst, dann Neue Flächen einführen.
Workplace-Design ist unser Vorgehen für Neubau und Umbau: Analyse der bisherigen Zusammenarbeit, Design des künftigen Zusammenarbeitsmodells, Übersetzung in Raummodule mit Mengengerüst. Interviews, Shadowing, Co-Creation-Workshops und ein Sounding Board mit Geschäftsführung, Betriebsrat und HR. Drei bis sechs Monate.
Workplace-Design ansehenSo früh wie möglich, idealerweise bevor die Planung beauftragt ist. Solange das Raumprogramm noch nicht festgezurrt ist, lässt sich die Nutzerseite einbringen. Danach wird es teuer, weil Änderungen am Grundriss Geld kosten.
Ja, wenn die neue Fläche anders geschnitten ist als die alte — und das ist fast immer so. Der Unterschied ist nur der Freiheitsgrad: Bei einem Umzug in Bestandsflächen geht es darum, welche Nutzung in welchen Bereich kommt.
Diese Frage führt in die Irre, weil die Antwort vom Tätigkeitsprofil und von der Sharing-Quote abhängt. Zwei Unternehmen mit identischer Mitarbeiterzahl können sich in der sinnvollen Fläche um mehr als ein Drittel unterscheiden.
Das ist der Normalfall und kein Problem — solange jemand entscheidet. Deshalb gehört ein Sounding Board mit Geschäftsführung, Betriebsrat und HR dazu: Es macht sichtbar, dass die Abwägung bewusst getroffen wurde.
Nein. Open Space ist eines von mehreren Modulen. Für manche Nutzergruppen ist ein Mehrpersonenbüro mit vier Plätzen die bessere Antwort. Was nicht funktioniert, ist ein einziges Modul für alle — egal welches.
Fachplanung. Wir sagen, welche Zonen leise sein müssen und welche laut sein dürfen; wie das erreicht wird, rechnen Akustikerinnen und Akustiker.
Für Größenordnungen gut genug, und Größenordnungen sind das, was ein Mengengerüst braucht. Wichtig ist, dass die zwei Wochen typisch sind — nicht Jahresabschluss, nicht Betriebsferien.
Neben der Miete vor allem Reibung: Zeit für die Suche nach einem Platz, Meetings, die nur wegen fehlender Räume stattfinden, und Menschen, die ausweichen. Der Meetingkosten-Rechner macht wenigstens den Meeting-Teil davon sichtbar.
Wenn bei Euch ein Neubau, eine Sanierung oder eine Standortzusammenlegung ansteht: Im Erstgespräch klären wir, wo Ihr im Prozess steht und was als Nächstes dran ist. Kostenlos und unverbindlich.
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