Spielregeln für den Open Space

Inhalt

• Kurz gesagt
• Wofür Spielregeln auf der Fläche gut sind
• So läuft es ab
• Leitfragen
• Typische Fallstricke
• Was Ihr braucht
• Häufige Fragen

Kurz gesagt

• Ziel: ein Satz von acht bis zwölf Regeln, die das Team selbst beschlossen hat.
• Aufwand: zwei Workshops à zwei Stunden, dazwischen zwei bis drei Wochen Praxistest.
• Ergebnis: ein einseitiges Regelblatt plus eine Verabredung, wann und wie nachgeschärft wird.
• Wer mitmacht: alle, die auf der Fläche arbeiten — nicht stellvertretend.
• Wichtig: Regeln gelten für alle. Ausnahmen für Führungskräfte zerstören das Regelwerk schneller als jede Diskussion.

Wofür Spielregeln auf der Fläche gut sind

Wenn Menschen aus Einzel- und Zweierbüros in eine offene Fläche ziehen, verlieren sie etwas, das vorher selbstverständlich war: die Tür. Die Tür hat viele Fragen beantwortet, über die jetzt geredet werden muss. Darf ich Dich ansprechen? Darf ich hier telefonieren? Wie laut ist zu laut? Wo ist mein Zeug, wenn ich abends gehe?

Die meisten Konflikte in offenen Flächen entstehen nicht aus bösem Willen, sondern aus unterschiedlichen Annahmen. Die eine Person hält ein Telefonat am Platz für normal, die andere für eine Zumutung. Beide haben aus ihrer Erfahrung heraus recht. Erst eine ausgesprochene Regel macht daraus eine gemeinsame Erwartung.

Entscheidend ist dabei, wer die Regeln macht. Von der Projektleitung verteilte Regeln werden als Bevormundung erlebt und im Alltag ignoriert. Vom Team selbst beschlossene Regeln werden vom Team auch durchgesetzt — und das ist der einzige Durchsetzungsmechanismus, der auf Dauer funktioniert.

Die Hintergründe zu Zonen und Tätigkeitsmodi stehen unter Activity-Based Working. Hier geht es um das, was danach kommt: die Verabredungen.

So läuft es ab

Zwei Termine, dazwischen echte Praxis. Der zweite Termin ist der wichtigere — dort werden aus Vermutungen Erfahrungen.

1. Reibungspunkte sammeln

45 Minuten im ersten Workshop

Fragt nicht nach Regeln, sondern nach Situationen. Was hat Dich in den letzten Wochen gestört? Wo warst Du unsicher, wie Du Dich verhalten sollst? Wo hast Du etwas getan, von dem Du nicht wusstest, ob es in Ordnung ist?

Sammelt ohne Diskussion. Die Liste ist meist überraschend kurz und überraschend konkret: Telefonate am Platz, Musik ohne Kopfhörer, Sachen auf dem Tisch am Feierabend, Ansprechen bei Kopfhörern, laute Videocalls, Essen an der Fläche.

2. Regeln formulieren

60 Minuten

Zu jedem Reibungspunkt eine Regel. Formuliert sie positiv und in der Wir-Form: „Wir telefonieren in den Boxen“ statt „Telefonieren am Platz ist verboten“. Positive Formulierungen sagen, was zu tun ist, und lassen sich leichter erinnern.

Eine Regel braucht immer eine Antwort auf die Frage: Und wenn nicht? Nicht als Sanktion, sondern als Verabredung, wie man einander darauf anspricht. Der Satz „Wir sprechen uns direkt an, wenn etwas stört“ ist selbst eine der wichtigsten Regeln.

3. Auf zwölf kürzen

30 Minuten

Regelwerke mit dreißig Punkten liest niemand. Einigt Euch auf maximal zwölf. Was übrig bleibt, ist entweder Detailkram oder gehört in eine andere Zuständigkeit — etwa Reinigung, Technik oder Arbeitsschutz.

Prüft jede Regel: Kann man sie befolgen, ohne nachzudenken? Wenn nicht, ist sie zu kompliziert.

4. Vier Wochen ausprobieren

vier Wochen

Hängt die Regeln sichtbar aus und probiert sie aus. Bittet alle, zu notieren, welche Regel im Alltag nicht funktioniert und woran es liegt.

Rechnet damit, dass mindestens zwei Regeln scheitern. Das ist kein Fehler im Prozess, sondern der Sinn des Praxistests.

5. Nachschärfen und beschließen

zwei Stunden im zweiten Workshop

Geht die Regeln durch: Was hat funktioniert, was nicht, was fehlt? Beschließt die Endfassung und verabredet einen Termin in einem halben Jahr für die nächste Überprüfung.

Klärt außerdem, wie neue Kolleginnen und Kollegen die Regeln erfahren. Ein Aushang reicht dafür nicht.

Leitfragen

Wenn die Gruppe bei einer Regel nicht weiterkommt, helfen diese Fragen.

• Was genau passiert, wenn sich niemand daran hält?
• Wer hat den größeren Aufwand durch diese Regel — und ist das in Ordnung?
• Würde diese Regel auch gelten, wenn die Geschäftsführung auf der Fläche säße?
• Braucht es dafür wirklich eine Regel, oder braucht es einen anderen Raum?
• Kann man diese Regel befolgen, ohne sie nachzulesen?

Typische Fallstricke

• Regeln von oben verteilen. Sie werden gelesen, genickt und ignoriert. Beteiligung ist hier kein Wert, sondern der Wirkmechanismus.
• Ausnahmen für Führungskräfte. Wird eine Ausnahme geduldet, ist das Regelwerk für alle anderen erledigt.
• Zu viele Regeln. Ab etwa fünfzehn Punkten sinkt die Befolgung messbar. Weniger ist hier tatsächlich mehr.
• Regeln für Probleme aufstellen, die Räume lösen müssten. Wenn es keine Telefonbox gibt, hilft keine Regel zum Telefonieren.
• Nie wieder darüber sprechen. Ohne Nachschärfen veralten Regeln, und mit ihnen verliert das ganze Vorgehen an Glaubwürdigkeit.

Was Ihr braucht

Für die Workshops: Moderationskarten, eine Stellwand, Klebepunkte für die Priorisierung. Für den Praxistest: ein sichtbarer Aushang auf der Fläche und ein einfacher Weg, Rückmeldungen zu notieren — ein Blatt an der Wand funktioniert besser als ein Formular.

Für die Endfassung: eine Seite, gut lesbar, in der Sprache des Teams. Keine Hausordnung, kein Formularlayout. Die Regeln sollen nach dem Team klingen, nicht nach der Verwaltung.

Ergänzend gehört dazu, was außerhalb der Fläche gilt — siehe Regeln für mobiles Arbeiten.

Lieber gemeinsam?

Wenn die Fläche schon Konflikte produziert hat, ist der Einstieg schwerer. Eine externe Moderation nimmt den Gesprächen die Vorgeschichte.

Häufige Fragen

Sollen die Regeln für das ganze Haus gelten oder je Fläche?

Ein kurzer gemeinsamer Rahmen für alle, die konkrete Ausgestaltung je Fläche. Was auf einer stillen Etage gilt, passt nicht in einem Bereich mit viel Kundentelefonie. Der gemeinsame Rahmen sollte nicht mehr als drei bis vier Punkte umfassen.

Wie setzen wir die Regeln durch?

Gar nicht im klassischen Sinn. Regeln, die das Team beschlossen hat, setzt das Team durch, indem es einander anspricht. Führungskräfte tun dasselbe wie alle anderen — und halten sich sichtbar selbst daran.

Was ist mit Personen, die sich dauerhaft nicht daran halten?

Das ist ein Führungsthema und kein Regelthema. Wenn wiederholtes Ansprechen nichts ändert, gehört das Gespräch in die Führungsbeziehung, nicht an die Pinnwand.

Müssen wir dafür den Betriebsrat einbeziehen?

Bei Regeln, die das Verhalten am Arbeitsplatz betreffen, ist eine frühe Einbindung sinnvoll und je nach Ausgestaltung mitbestimmungspflichtig. Die konkrete rechtliche Einordnung klärt Ihr im Haus — wir beraten nicht rechtlich.

Wie oft sollten wir die Regeln überprüfen?

Nach dem ersten halben Jahr, danach jährlich oder wenn sich etwas Wesentliches ändert — neue Teams auf der Fläche, ein Umbau, ein veränderter Präsenzrhythmus.

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