Workplace-Transformation

Für wen

Projektleitung Umzug oder Umbau, HR, interne Kommunikation und Geschäftsführung. Für Vorhaben ab etwa 200 betroffenen Personen.

Format und Dauer

6 bis 18 Monate, projektbegleitend, mit wechselnder Intensität je nach Bauphase. Dicht in der Beteiligungs- und der Bezugsphase, ruhiger während des Umbaus.

Ablauf in Kürze

1. Transformationsarchitektur: Phasen, Beteiligungsformate, Kommunikationsrhythmus, Rollen
2. Beteiligung im Auswahlprozess der Module
3. Multiplikatoren aufbauen und begleiten
4. Begleitung während des Umbaus
5. Bezugsphase: zeigen, wie die Flächen gemeint sind
6. Nachjustierung nach etwa 90 Tagen

Ergebnis

Eine Transformationsarchitektur mit Phasen, Formaten und Verantwortlichkeiten, eine beteiligte statt informierte Belegschaft, ein Multiplikatorennetz, das nach dem Projekt weiterträgt, und eine dokumentierte Nachjustierung.

Der Anlass

Eine gute Fläche allein ändert nichts. Wer nicht beteiligt wurde, verteidigt den alten Schreibtisch. Wer nicht weiß, wofür ein Modul gedacht ist, benutzt es falsch oder gar nicht. Und wer in den ersten Wochen nach dem Einzug niemanden fragen kann, wenn etwas nicht funktioniert, gewöhnt sich an den Zustand — und erzählt ihn weiter.

Das ist der Schritt, an dem die meisten Flächenprojekte Geld verbrennen, und den weder die Architektur noch das Möbelhaus abdeckt. Gebaut wird sorgfältig; eingeführt wird mit einer Rundmail und einer Begehung. Der Unterschied zwischen einer Fläche, die trägt, und einer, die nach einem Jahr umgebaut wird, liegt fast immer hier.

Beteiligung heißt dabei nicht Abstimmung über alles. Sie heißt: An den Stellen, an denen es echten Spielraum gibt, entscheiden die Betroffenen mit — und an den Stellen, an denen es keinen gibt, wird das offen gesagt. Beides zusammen erzeugt Vertrauen. Nur eines von beidem erzeugt Zynismus.

Der zweite Hebel sind Multiplikatoren. In jedem Bereich gibt es Menschen, denen andere zuhören. Wenn diese Menschen früh verstehen, was warum passiert, und selbst erklären können, ersetzt das jede Kommunikationskampagne.

So läuft es ab

Sechs Schritte über die gesamte Projektlaufzeit. Der letzte ist der, den man von Anfang an ankündigt.

1. Transformationsarchitektur

Wir entwerfen mit Euch den Aufbau des Ganzen: Phasen und Meilensteine, Beteiligungsformate und wer daran teilnimmt, Kommunikationsrhythmus und -kanäle, Rollen und Zuständigkeiten.

Wichtig ist die Klärung, wer was entscheidet. Projektleitung, Führungskräfte, Nutzergruppenvertreter, Betriebsrat, Facility und IT haben unterschiedliche Aufgaben. Wenn das nicht benannt ist, landet alles bei der Projektleitung — und die hat in den kritischen Wochen mit Handwerkern zu tun.

2. Beteiligung im Auswahlprozess

Wo es Spielraum gibt, entscheiden Mitarbeitende mit: bei der Auswahl von Modulen, bei Zonierung und Zuschnitt, bei Ausstattung und Namensgebung. Wir gestalten die Formate so, dass daraus Entscheidungen werden und keine Wunschlisten.

Gleichzeitig benennen wir offen, was nicht zur Wahl steht — Bauordnung, Budget, Statik, getroffene Grundsatzentscheidungen. Diese Offenheit ist der Teil, der über die Glaubwürdigkeit des ganzen Prozesses entscheidet.

3. Multiplikatoren aufbauen

Je Bereich werden ein bis zwei Ansprechpersonen benannt und befähigt. Sie kennen den Stand, können erklären, warum entschieden wurde wie entschieden wurde, und sammeln ein, was im Bereich nicht funktioniert.

Wir treffen dieses Netz regelmäßig. Es ist der schnellste Rückkanal, den ein Projekt haben kann — und es trägt nach dem Projekt weiter.

4. Begleitung während des Umbaus

Die Zwischenzeit ist lang und selten schön: Provisorien, Lärm, Termine, die sich verschieben. Wir halten in dieser Phase den Kommunikationsrhythmus, moderieren Workshops zu den anstehenden Entscheidungen und sorgen dafür, dass auch schlechte Nachrichten gesagt werden.

Schweigen ist in dieser Phase der teuerste Fehler. Wer nichts hört, nimmt an, dass entschieden wurde — und zwar gegen ihn.

5. Bezugsphase

In den ersten Wochen nach dem Einzug sind Menschen auf der Fläche, die zeigen statt beschildern. Führungskräfte arbeiten sichtbar in den neuen Zonen. Kleine Ärgernisse werden sofort abgestellt.

Gleichzeitig entstehen jetzt — nicht vorher — die Spielregeln für die Fläche. Vorher fehlt die Erfahrung, später sind die Gewohnheiten gesetzt.

6. Nachjustierung nach 90 Tagen

Nach etwa drei Monaten wird bewusst nachgeschärft: Möbel umstellen, Zonen anders zuschneiden, Regeln ändern, Buchungslogik anpassen. Diesen Termin kündigen wir von Anfang an an.

Sichtbare Nachjustierung ist das stärkste Signal dafür, dass Rückmeldungen etwas bewirken — und sie nimmt den ersten Wochen den Druck, alles sofort richtig machen zu müssen.

Was Ihr bekommt

• Eine Transformationsarchitektur mit Phasen, Formaten und Verantwortlichkeiten
• Eine beteiligte Belegschaft statt einer informierten
• Ein Multiplikatorennetz, das nach dem Projekt weiterträgt
• Begleitung der Bezugsphase mit sichtbarer Präsenz auf der Fläche
• Eine dokumentierte Nachjustierung nach 90 Tagen

Womit wir nicht arbeiten

Keine Umzugslogistik, keine Bauleitung, kein Möbelmanagement. Wir arbeiten an Beteiligung, Befähigung und Adaption. Die Bedarfsklärung davor ist Workplace-Design.

Aus der Praxis

Für MediaMarktSaturn haben wir den kompletten Rollout am Campus Ingolstadt begleitet: den Umbau von klassischen Zweier- und Dreierbüros zu Open Space und Multifunktionsflächen. Über 300 Führungskräfte wurden dabei in der Nutzung der neuen Flächen unterstützt.

Passt gut zusammen mit

Workplace-Design klärt davor, was gebraucht wird. Die Campus Safari ist ein Baustein dieser Begleitung und auch einzeln buchbar. Für die Fläche als Betriebsmodell gehört Activity Based Working und Desk Sharing dazu, für die Verabredungen im Alltag die Spielregeln für Fläche und mobiles Arbeiten.

Selbst starten

Für die Phase nach dem Einzug gibt es das Werkzeug Die ersten 90 Tage in der neuen Fläche. Den fachlichen Hintergrund findet Ihr unter Neue Flächen einführen.

Häufige Fragen

Wann sollten wir anfangen?

Sobald die Grundsatzentscheidung steht und es echten Gestaltungsspielraum gibt — meist zwölf bis achtzehn Monate vor dem Einzug. Zu früh gibt es nichts zu beteiligen, zu spät ist Beteiligung eine Inszenierung.

Ab welcher Größe lohnt sich das?

Ab etwa 200 betroffenen Personen. Darunter lassen sich Beteiligung und Einführung meist im Haus organisieren — dafür ist das Toolkit gedacht.

Wie viel Aufwand entsteht bei uns?

Über die gesamte Laufzeit verteilt: eine Projektleitung mit spürbarem Zeitanteil, ein Multiplikatorennetz mit etwa einem halben Tag im Monat je Person, und Führungskräfte, die in der Bezugsphase präsent sind. Der Aufwand ist real und deutlich kleiner als eine Nachbesserung am Bau.

Was, wenn schon viel entschieden ist?

Dann arbeiten wir mit dem Spielraum, der noch da ist, und sagen offen, welcher das ist. Auch ein später Einstieg in der Bezugsphase wirkt noch — nur weniger als ein früher.

Müssen wir alle beteiligen?

Nein, und das wäre auch nicht sinnvoll. Repräsentative Beteiligung über Nutzergruppenvertreter funktioniert, wenn die Auswahl nachvollziehbar ist und die Ergebnisse zurück in die Bereiche gehen. Entscheidend ist nicht die Zahl der Beteiligten, sondern dass Beteiligung tatsächlich Einfluss hat.

Was passiert nach den 90 Tagen?

Idealerweise trägt das Multiplikatorennetz weiter und die Teams schärfen ihre Regeln selbst nach. Wir empfehlen einen weiteren Blick nach etwa einem halben Jahr — dafür braucht es uns meist nicht mehr.

Nützliche Links zu weiteren unserer Ressourcen

• Grundlagen Workplace
• Activity Based Working
• Bürokonzept und Raummodule
• Workplace-Toolkit
• Workplace-Beratung
• Arbeitszeitmodelle
• Start New Work
• Training Hybrid und Remote Leadership
• Meetingkosten-Rechner
• New Work Spielfeld