So läuft es ab
Der Fahrplan teilt sich in vier Abschnitte. Legt die Termine fest, bevor der Umzug beginnt — danach findet niemand mehr Zeit dafür.
Woche 0: Ankommen vorbereiten
die Woche vor dem Einzug
Jedes Team erfährt vorher, wo es sitzt, wie gebucht wird, wo die Zonen sind und an wen es sich bei Problemen wendet. Eine Seite reicht, aber sie muss vorher da sein.
Richtet eine Rückmeldestelle ein, die in den ersten Wochen erreichbar ist: eine Adresse, eine Person, ein Aushang. Ohne diese Stelle sammeln sich Ärgernisse in den Fluren statt im Projekt.
Wochen 1 bis 2: Begleiten statt beschildern
die ersten zwei Wochen
In diesen Wochen sind Menschen auf der Fläche, die zeigen statt erklären. Nicht an einem Infostand, sondern unterwegs. Sie sprechen Leute an, die suchend aussehen, und zeigen, wie die Buchung funktioniert.
Führungskräfte arbeiten in dieser Zeit sichtbar in den neuen Zonen. Wer als Erster wieder an seinem festen Platz sitzt, hat entschieden, wie die Fläche genutzt wird — unabhängig davon, was im Konzept steht.
Kleine Ärgernisse werden sofort abgestellt: der Drucker, der nicht findbar ist, die Box ohne Steckdose, das Schild, das in die falsche Richtung zeigt. Jedes schnell gelöste Problem zahlt auf die Glaubwürdigkeit ein.
Wochen 3 bis 6: Regeln entstehen lassen
die ersten sechs Wochen
Jetzt ist der Zeitpunkt für die Spielregeln für den Open Space. Früher fehlt der Gruppe die gemeinsame Erfahrung, auf die sich eine Regel stützen könnte; später sind die Gewohnheiten schon gewachsen.
Parallel treffen die Teams ihre Verabredungen zu Präsenz und Erreichbarkeit — siehe Regeln für mobiles Arbeiten. Beides gehört zusammen: Wer wann da ist, bestimmt, wie voll die Fläche ist.
Woche 8: Zwischenstand
zwei Stunden
Ein kurzer Rundgang mit offenen Augen und ein Gespräch mit Empfang, Facility und IT. Was wird häufig gefragt? Was funktioniert nicht? Welche Zone wird anders genutzt als gedacht?
Dokumentiert die Beobachtungen. Sie sind die Vorbereitung für die Nachjustierung.
Woche 12: Nachjustieren
ein halber Tag
Nach etwa 90 Tagen wird bewusst nachgeschärft: Möbel umstellen, Zonen anders zuschneiden, Regeln ändern, Buchungslogik anpassen. Kündigt diesen Termin von Anfang an an — das nimmt den ersten Wochen den Druck, alles sofort richtig machen zu müssen.
Was Ihr ändert und warum, gehört in eine kurze Notiz an alle. Nichts überzeugt eine Belegschaft so schnell davon, dass Rückmeldungen ankommen, wie eine Wand, die tatsächlich versetzt wurde.
