Workplace-Design

Für wen

Bauherren und Flächenverantwortliche: Geschäftsführung, Projektleitung Neubau oder Umbau, HR und Facility. Am wirksamsten, bevor die Planung festgezurrt ist. Der Betriebsrat sitzt von Anfang an mit am Tisch.

Format und Dauer

3 bis 6 Monate, im Zuschnitt nach Größe, Standortzahl und Bauzeitplan. Interviews, Shadowing, Co-Creation-Workshops und ein Sounding Board mit Geschäftsführung, Betriebsrat und HR.

Ablauf in Kürze

1. Analyse der bisherigen Zusammenarbeit — wie wird heute tatsächlich gearbeitet?
2. Design des zukünftigen Zusammenarbeitsmodells — wie soll morgen gearbeitet werden?
3. Workplace-Design für Neubau und Umbau — welche Raummodule folgen daraus, in welchem Mengenverhältnis?

Ergebnis

Eine Entscheidungsgrundlage für die Ausgestaltung des Raumkonzeptes: Nutzergruppen, Tätigkeitsprofile, Raummodule mit Mengengerüst — übergabefähig an Architektur und Planung.

Der Anlass

In Flächenprojekten fällt die wichtigste Zahl meistens zuerst: der Arbeitsplatzschlüssel. Sie wird verhandelt, bevor jemand geklärt hat, wofür die Fläche eigentlich gebraucht wird. Was danach kommt, ist Detailplanung auf einer Annahme, die nie geprüft wurde.

Das Ergebnis kennt man: Flächen, die rechnerisch aufgehen und im Alltag nicht funktionieren. Zu wenig Rückzug. Zu wenige schallgetrennte Plätze für Videocalls. Projekträume, die als Dauerbüros belegt sind. Und eine Belegschaft, die sich nicht gehört fühlt, weil sie erst beim Möbelkatalog gefragt wurde.

Workplace-Design dreht die Reihenfolge um. Wir klären zuerst, welche Arbeit in diesem Haus gemacht wird und welche Gruppen es dafür gibt. Daraus wird ein beschriebenes Zusammenarbeitsmodell und daraus ein Mengengerüst an Raummodulen. Jede Zahl darin lässt sich auf eine Annahme zurückführen — und hält damit auch der Nachfrage aus der Geschäftsführung stand.

Wir werden dabei keine Innenarchitekten. Was gebaut wird, wie es aussieht und womit es möbliert wird, machen Architektur und Innenarchitektur. Wir klären, was hineingehört und warum.

So läuft es ab

Die drei Bausteine bauen aufeinander auf und werden in der Regel zusammen beauftragt. Baustein 1 und 2 sind einzeln möglich, Baustein 3 nicht ohne die beiden davor.

Analyse der bisherigen Zusammenarbeit

Wir erheben, wie heute tatsächlich gearbeitet wird — nicht, wie es im Prozesshandbuch steht. Dazu führen wir Interviews quer durch die Nutzergruppen und laufen in ausgewählten Bereichen mit. Shadowing ist dabei kein Detail, sondern der Kern: Was Menschen über ihre Arbeit sagen, ist selten das, was sie tun. Beides zu kennen ist der Unterschied zwischen einer Vermutung und einer Grundlage.

Parallel entsteht das Bild der Nutzergruppen: wer arbeitet wie, wie oft vor Ort, mit welchem Bedarf an Vertraulichkeit, Nähe und Ausstattung.

Design des zukünftigen Zusammenarbeitsmodells

In Co-Creation-Workshops mit Vertreterinnen und Vertretern der Nutzergruppen entsteht das Bild der künftigen Zusammenarbeit: Wann seid Ihr zusammen, wann getrennt? Wie wird entschieden, wie abgestimmt, wie eingearbeitet? Was erwartet Ihr voneinander an Präsenz und Erreichbarkeit?

Ein Sounding Board mit Geschäftsführung, Betriebsrat und HR läuft durchgängig mit. Es hält die Entscheidungen anschlussfähig und verhindert, dass am Ende ein Konzept vorliegt, das im Haus niemand beschließen kann.

Workplace-Design für Neubau und Umbau

Aus Tätigkeitsprofilen, Nutzergruppen und Zusammenarbeitsmodell wird ein Katalog von Raummodulen mit Mengengerüst: wie viele Plätze welchen Typs, für welche Gruppe, mit welcher Ausstattung und welcher Akustikanforderung.

Dazu gehören die Annahmen, auf denen das Gerüst beruht, und die Risiken, die in der Planung geprüft werden müssen. Diese Liste ist erfahrungsgemäß das wertvollste Dokument des ganzen Projekts — sie sagt, wo das Konzept dünn wird, wenn sich etwas ändert.

Was Ihr bekommt

• Ein erhobenes Bild der heutigen Zusammenarbeit statt einer Vermutung
• Ein beschriebenes Zusammenarbeitsmodell für die Zukunft
• Die Nutzergruppen des Hauses mit ihren Tätigkeitsprofilen
• Raummodule mit Mengengerüst, übergabefähig an Architektur und Planung
• Benannte Annahmen und Risiken, die in der Planung geprüft werden müssen
• Eine beteiligte Belegschaft, die versteht, warum entschieden wurde, wie entschieden wurde

Womit wir nicht arbeiten

Kein Raumbuch, keine Möblierungsplanung, keine Farb- und Materialkonzepte, keine Bauleitung. Wir sind keine Innenarchitekten. Arbeitsrechtliche Fragen zu Arbeitszeit und Mitbestimmung ordnen wir organisatorisch ein; die rechtliche Prüfung gehört zu Eurer Anwältin oder Eurem Verband.

Aus der Praxis

Für die AOK Sachsen-Anhalt haben wir die initiale Planung des Neubaus unterstützt: welche Tagesabläufe es gibt, welche Raummodule es dafür braucht und welche Zielgruppen im Unternehmen berücksichtigt werden müssen. Daraus wurde eine längere Begleitung bis zur Eröffnung.

Passt gut zusammen mit

Der natürliche Anschluss ist die Workplace-Transformation — sie sorgt dafür, dass die Menschen in der neuen Fläche auch ankommen. Wenn die Fläche steht und als Betriebsmodell aufgesetzt werden muss, folgt Activity Based Working und Desk Sharing. Die Campus Safari passt kurz vor und nach dem Einzug. Wer keinen Bauanlass hat, sondern die Arbeitsweise insgesamt neu denken will, ist bei Start New Work richtig.

Selbst starten

Zwei Werkzeuge aus dem Toolkit decken den Anfang ab: die Tätigkeitsanalyse und die Nutzergruppen der Fläche. Wer die beiden gemacht hat, kann mit Von Tätigkeit zu Raummodul weiterrechnen.

Häufige Fragen

Wann ist der richtige Zeitpunkt, Euch zu holen?

So früh wie möglich — idealerweise, bevor Flächenzuschnitt und Arbeitsplatzschlüssel festgelegt sind. Sobald die Planung steht, lassen sich Nutzerbedarfe nur noch in engen Grenzen unterbringen, und jede Korrektur wird teuer.

Warum nicht gleich mit der Architektin sprechen?

Weil die Architektur eine Antwort auf eine Frage gibt, die vorher jemand stellen muss. Wir klären die Nutzerseite — welche Arbeit hier gemacht wird, welche Gruppen es gibt, welche Raummodule daraus folgen. Was daraus gebaut wird, machen Architektur und Innenarchitektur.

Können wir nur einen der drei Bausteine beauftragen?

Baustein 1 und 2 funktionieren einzeln. Baustein 3 nicht — ohne erhobene Tätigkeiten und ein beschriebenes Zusammenarbeitsmodell wäre das Mengengerüst geraten.

Wie viel Aufwand entsteht bei uns im Haus?

Rechnet mit einer Projektgruppe von vier bis sechs Personen, Interviews und Shadowing bei etwa zwanzig bis vierzig Personen, zwei bis vier Workshoptage mit Nutzergruppenvertretern und einem Sounding Board, das sich drei- bis fünfmal trifft.

Was, wenn die Fläche schon feststeht?

Dann ist Workplace-Design das falsche Angebot. Für eine vorhandene Fläche, die als Betriebsmodell aufgesetzt werden muss, gibt es Activity Based Working und Desk Sharing.

Arbeitet Ihr mit unserer Architektur zusammen?

Ja, und das ist der Regelfall. Unser Ergebnis ist eine Übergabe an die Planung. Je früher beide Seiten im selben Raum sitzen, desto weniger geht bei der Übersetzung verloren.

Nützliche Links zu weiteren unserer Ressourcen

• Grundlagen Workplace
• Activity Based Working
• Bürokonzept und Raummodule
• Workplace-Toolkit
• Workplace-Beratung
• Arbeitszeitmodelle
• Start New Work
• Training Hybrid und Remote Leadership
• Meetingkosten-Rechner
• New Work Spielfeld