Spielregeln für Fläche und mobiles Arbeiten

Für wen

Bereichsleitung und Teams, getragen von HR. Funktioniert ab Teamgröße und skaliert über mehrere Teams und Bereiche.

Format und Dauer

4 bis 8 Wochen. Ein Kickoff mit HR und Leitung, zwei bis drei Team-Workshops à einem halben Tag, ein Nachschautermin nach acht Wochen.

Ablauf in Kürze

1. Kickoff mit HR und Leitung: welche Ebene regelt was — Unternehmen, Bereich, Team
2. Team-Workshops: Spielregeln für Fläche, Erreichbarkeit, Antwortzeiten, Fokuszeiten, Meetingräume, Präsenz- und Ankertage
3. Rahmen für mobiles Arbeiten und weitere Arbeitsorte, inklusive Leitplanken für Work from Anywhere
4. Nachschau nach acht Wochen: Was hält, was nicht

Ergebnis

Ein Spielregelwerk auf ein bis zwei Seiten je Ebene, ein Erreichbarkeits- und Antwortzeitenraster je Kanal, eine Ankertage-Logik statt einer Anwesenheitsquote und organisatorische Leitplanken für mobiles Arbeiten.

Der Anlass

Die meisten Häuser haben inzwischen eine Regelung zu mobiler Arbeit und eine Fläche, die offener ist als früher. Was fehlt, sind die Verabredungen dazwischen. Sie klingen banal und entscheiden über den Alltag: Darf man am Platz telefonieren? Wie schnell muss man auf eine Nachricht reagieren? Wann ist das Team zusammen? Woran erkennt man, dass jemand gerade nicht gestört werden möchte?

Was nicht verabredet ist, wird individuell interpretiert — meist zulasten derer, die am gewissenhaftesten sind. Und was von der Zentrale verteilt wird, wird gelesen, genickt und ignoriert. Regeln wirken nur dann, wenn die Menschen, für die sie gelten, sie selbst beschlossen haben.

Deshalb ist der erste Schritt nicht die Regel, sondern die Frage, welche Ebene überhaupt was regeln sollte. Erreichbarkeit in Randzeiten und Leitplanken für das Arbeiten aus dem Ausland gehören nach oben. Ankertage, Fokuszeiten und der Umgang miteinander auf der Fläche gehören ins Team. Wer das vermischt, bekommt entweder Bevormundung oder Beliebigkeit.

Eine Anmerkung zum Arbeiten im Ausland: Das hat steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Folgen. Wir ordnen es organisatorisch ein und benennen, was geprüft werden muss — die Prüfung selbst gehört zu Eurer Rechtsberatung.

So läuft es ab

Vier Schritte über vier bis acht Wochen. Der letzte ist der, den die meisten weglassen — und ohne den das Regelwerk nach einem Quartal Makulatur ist.

1. Kickoff: welche Ebene regelt was

Mit HR und Leitung klären wir die Zuständigkeiten. Was gilt im ganzen Unternehmen, was im Bereich, was entscheidet das Team selbst? Diese Abgrenzung ist die halbe Miete: Sie schafft Spielraum dort, wo er gebraucht wird, und Verbindlichkeit dort, wo sie nötig ist.

Gleichzeitig legen wir fest, was nicht zur Disposition steht — etwa arbeitszeitrechtliche Vorgaben oder bestehende Betriebsvereinbarungen. Ein Workshop, der Spielraum suggeriert, den es nicht gibt, richtet mehr Schaden an als gar keiner.

2. Team-Workshops

In den Teams erarbeiten wir die konkreten Verabredungen: Verhalten auf der Fläche, Erreichbarkeit und Antwortzeiten je Kanal, geschützte Fokuszeiten, Nutzung der Meetingräume, Präsenz- und Ankertage.

Wir arbeiten dabei von den Reibungspunkten aus, nicht von einer Regelvorlage. Die Frage lautet nicht „welche Regeln brauchen wir“, sondern „was hat Dich in den letzten Wochen gestört und was war unklar“. Aus den Antworten entstehen Regeln, die jemand vermisst hat.

3. Rahmen für mobiles Arbeiten

Parallel entsteht der Rahmen für Arbeitsorte außerhalb des Büros: was gilt im Homeoffice, was beim Arbeiten von anderen Orten, welche Leitplanken gelten für Work from Anywhere.

Wir benennen dabei ausdrücklich, welche Fragen eine rechtliche Prüfung brauchen — Aufenthaltsdauer, Steuerpflicht, Sozialversicherung, Arbeitsschutz. Das erspart die unangenehme Entdeckung nach der ersten Genehmigung.

4. Nachschau nach acht Wochen

Nach acht Wochen Praxis gehen wir die Verabredungen mit den Teams durch. Was hat gehalten? Was wurde ignoriert, und warum? Was fehlt?

Erfahrungsgemäß fallen ein bis zwei Regeln weg und eine kommt hinzu. Genau dafür ist der Termin da — und die Tatsache, dass es ihn von Anfang an gibt, nimmt den ersten Wochen den Druck.

Was Ihr bekommt

• Ein Spielregelwerk auf ein bis zwei Seiten je Ebene — kurz genug, dass es gelesen wird
• Ein Erreichbarkeits- und Antwortzeitenraster je Kanal
• Eine Ankertage-Logik statt einer Anwesenheitsquote
• Organisatorische Leitplanken für mobiles Arbeiten und Arbeiten im Ausland
• Eine Liste der Punkte, die rechtlich geprüft werden müssen
• Teams, die ihre Regeln selbst beschlossen haben und sie deshalb auch durchsetzen

Womit wir nicht arbeiten

Wir erstellen keine Betriebsvereinbarung im juristischen Sinn — wir liefern die inhaltliche Vorarbeit, die Fassung machen die Betriebsparteien. Steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Prüfungen gehören zu Eurer Anwältin oder Eurem Verband. Das Betriebsmodell der Fläche selbst — Zonen, Sharing-Quote, Buchung — steckt in Activity Based Working und Desk Sharing.

Passt gut zusammen mit

Wenn die Fläche selbst noch kein Betriebsmodell hat, gehört Activity Based Working und Desk Sharing davor. Die Campus Safari macht Regeln am Ort erlebbar statt sie zu verschicken. Für die Führungsseite im hybriden Alltag gibt es das Training Hybrid Leadership.

Selbst starten

Zwei Werkzeuge aus dem Toolkit führen Euch durch die Workshops: Spielregeln für den Open Space und Regeln für mobiles Arbeiten. Den fachlichen Hintergrund gibt es unter Mobiles Arbeiten und Spielregeln.

Häufige Fragen

Warum nicht einfach eine zentrale Regelung für alle?

Weil die Arbeit in den Bereichen unterschiedlich ist. Was für den Kundenservice funktioniert, passt der Entwicklung nicht. Zentral sinnvoll ist ein schmaler Rahmen — Kernzeiten für bereichsübergreifende Termine, Leitplanken für Randzeiten und Auslandsarbeit. Alles Weitere gehört ins Team.

Wie setzen wir die Regeln durch?

Nicht über Kontrolle. Regeln, die ein Team selbst beschlossen hat, setzt es durch, indem es einander anspricht. Die wichtigste Regel ist deshalb oft die, dass man einander direkt anspricht, wenn etwas stört. Führungskräfte tun dasselbe wie alle — und halten sich sichtbar selbst daran.

Was ist mit Ausnahmen für Führungskräfte?

Eine einzige geduldete Ausnahme setzt das ganze Regelwerk außer Kraft. Wenn es sachliche Gründe für eine Abweichung gibt, gehören sie offen benannt und begründet. Stillschweigende Sonderrechte sind der häufigste Grund, warum Regelwerke scheitern.

Müssen wir den Betriebsrat einbeziehen?

Bei Regeln, die Verhalten und Arbeitszeit betreffen, ist eine frühe Einbindung sinnvoll und je nach Ausgestaltung mitbestimmungspflichtig. Wir empfehlen, den Betriebsrat vom Kickoff an dabeizuhaben. Die rechtliche Einordnung klärt Ihr im Haus.

Wie oft muss man das wiederholen?

Nach der Nachschau reicht ein jährlicher Blick — oder ein anlassbezogener, wenn sich etwas Wesentliches ändert: neue Teams auf der Fläche, ein Umbau, ein veränderter Präsenzrhythmus.

Nützliche Links zu weiteren unserer Ressourcen

• Grundlagen Workplace
• Activity Based Working
• Bürokonzept und Raummodule
• Workplace-Toolkit
• Workplace-Beratung
• Arbeitszeitmodelle
• Start New Work
• Training Hybrid und Remote Leadership
• Meetingkosten-Rechner
• New Work Spielfeld