Von Tätigkeit zu Raummodul

Inhalt

• Kurz gesagt
• Wofür Ihr diesen Zwischenschritt braucht
• So läuft es ab
• Leitfragen
• Typische Fallstricke
• Was Ihr braucht
• Häufige Fragen

Kurz gesagt

• Ziel: ein Mengengerüst — wie viele Plätze welchen Typs Ihr braucht.
• Aufwand: ein Tag Workshop, plus ein bis zwei Tage Rechnen und Aufbereiten.
• Ergebnis: eine Tabelle mit Modultypen, Mengen und Zuordnung zu Nutzergruppen, plus die Annahmen, auf denen sie beruht.
• Voraussetzung: Tätigkeitsanalyse und Nutzergruppen der Fläche liegen vor.
• Wichtig: Das Ergebnis ist eine Entscheidungsgrundlage, kein Möbelplan. Die Umsetzung machen Architektur und Innenarchitektur.

Wofür Ihr diesen Zwischenschritt braucht

Eine Tätigkeitsverteilung sagt: 40 Prozent konzentrierte Arbeit, 25 Prozent Dialog, 20 Prozent Teamarbeit, 15 Prozent informeller Austausch. Ein Grundriss sagt: 1.200 Quadratmeter auf zwei Etagen. Zwischen beidem liegt eine Übersetzung, die niemand geschenkt bekommt.

Diese Übersetzung entscheidet über den Erfolg der Fläche. Wer sie überspringt und direkt vom Arbeitsplatzschlüssel zu Möbeln geht, baut Flächen, in denen die Hälfte der Arbeit keinen Ort hat. Das fällt erst nach dem Einzug auf, und dann ist es teuer.

Der Weg führt über Raummodule: klar beschriebene Bausteine mit einer Funktion, einer Größenordnung und einer Ausstattung. Fokusplatz, Zweierbesprechung, Teamtisch, Projektraum, Telefonbox, Lounge, Stillarbeitsraum. Jeder Baustein bedient bestimmte Tätigkeiten. Wenn Ihr wisst, wie viel von jeder Tätigkeit anfällt, könnt Ihr ausrechnen, wie viele Bausteine welchen Typs Ihr braucht.

Der Vorteil dieser Systematik: Jede Zahl im Ergebnis lässt sich auf eine Annahme zurückführen. Wenn die Geschäftsführung fragt, warum es acht Telefonboxen sein müssen und nicht vier, gibt es eine Antwort, die nicht auf Bauchgefühl beruht.

So läuft es ab

Rechnet in vier Durchgängen. Nach jedem Durchgang steht eine Zahl, die Ihr im nächsten wieder in Frage stellt.

1. Modulkatalog festlegen

60 Minuten

Beschreibt die Bausteine, mit denen Ihr arbeitet. Für jeden Baustein: Funktion, Personenzahl, ungefähre Fläche, Ausstattung, Akustikanforderung. Acht bis zwölf Modultypen reichen für die meisten Häuser.

Nehmt keine Katalognamen von Möbelherstellern. Beschreibt, was in dem Modul passiert. Das erspart später die Diskussion, ob es ein „Think Tank“ oder ein „Focus Pod“ heißt.

2. Tätigkeiten auf Module abbilden

60 Minuten

Ordnet jeder Tätigkeitsart die Module zu, in denen sie gut stattfinden kann — und notiert, wo sie schlecht stattfindet. Konzentrierte Arbeit funktioniert im Fokusplatz und im Stillarbeitsraum, nicht am Teamtisch. Dialog funktioniert in der Telefonbox und im Zweierraum, nicht im Open Space.

Diese Zuordnung ist der Kern des Ganzen. Nehmt sie ernst, auch wenn sie banal wirkt.

3. Mengen rechnen

zwei bis drei Stunden

Für jede Nutzergruppe: Personenzahl × Anwesenheitsquote = gleichzeitig anwesende Personen. Diese Zahl mal dem Anteil der jeweiligen Tätigkeit ergibt den gleichzeitigen Bedarf je Tätigkeitsart. Daraus folgt über die Zuordnung aus Schritt 2 die Zahl der Module.

Rechnet mit einem Spitzenfaktor. Wenn alle dienstags kommen, ist der Dienstag der Maßstab, nicht der Durchschnitt. Ein Aufschlag von 10 bis 20 Prozent auf die Spitze ist üblich — er ist das, was zwischen „funktioniert“ und „jeden Morgen Platzsuche“ liegt.

4. Gegen den Grundriss halten

ein halber Tag

Legt das Mengengerüst auf die verfügbare Fläche. Fast immer passt es beim ersten Mal nicht. Dann beginnt die eigentliche Arbeit: Was streicht Ihr, was schrumpft Ihr, was verlagert Ihr in die Zeit statt in den Raum?

Haltet fest, welche Annahme Ihr verändert habt, um die Fläche zu erreichen. Diese Liste ist später das Wichtigste am ganzen Dokument — sie sagt, wo das Konzept dünn wird, wenn sich etwas ändert.

Leitfragen

Prüft das Ergebnis mit diesen Fragen, bevor Ihr es weitergebt.

• Was passiert am vollsten Tag der Woche, wenn alle da sind?
• Wo geht eine Person hin, die zwei Stunden ungestört arbeiten muss?
• Wo führt jemand ein vertrauliches Telefonat, ohne den Raum zu wechseln?
• Wie viele Menschen können gleichzeitig in Videocalls sein, ohne sich zu stören?
• Welche Annahme müsste sich ändern, damit das Konzept nicht mehr aufgeht?
• Was fehlt, wenn ein Team einmal im Monat komplett zusammenkommen will?

Typische Fallstricke

• Mit Durchschnitten rechnen. Die Fläche wird an der Spitze gebraucht, nicht im Mittel. Durchschnittsrechnungen erzeugen Flächen, die dreimal pro Woche zu klein sind.
• Videocalls unterschätzen. Der Bedarf an schallgetrennten Einzelplätzen ist in den letzten Jahren stark gestiegen und wird in Planungen regelmäßig zu niedrig angesetzt.
• Nur Arbeitsplätze zählen. Ablage, Technik, Küche, Garderobe, Rückzug, Sanitär — Nebenflächen machen einen erheblichen Teil aus und fehlen in schnellen Rechnungen.
• Das Mengengerüst als Endergebnis behandeln. Es ist eine Grundlage für die Planung, keine Planung. Architektur und Innenarchitektur machen daraus einen Raum.
• Die Annahmen nicht dokumentieren. Ohne sie ist jede Zahl in sechs Monaten unverteidigbar.

Was Ihr braucht

Eine Tabelle mit einer Zeile je Nutzergruppe und Spalten für Personen, Anwesenheitsquote, Tätigkeitsanteile und die daraus folgenden Modulmengen. Eine einfache Tabellenkalkulation reicht völlig.

Dazu ein Blatt je Modultyp mit Beschreibung, Fläche und Ausstattung. Diese Blätter sind später die Grundlage für die Abstimmung mit Planung und Einkauf.

Hilfreich ist ein aktueller Grundriss im Maßstab, auf dem sich Module maßstäblich anlegen lassen — notfalls ausgedruckt und mit Papierschnipseln. Hintergrund zu den Modultypen steht unter Bürokonzept und Raummodule.

Lieber gemeinsam?

Das Mengengerüst ist der Punkt, an dem aus Beteiligung eine Entscheidungsvorlage wird. Wir rechnen es mit Euch durch und bringen die Erfahrung mit, welche Annahmen in der Praxis halten.

Häufige Fragen

Welchen Arbeitsplatzschlüssel sollen wir ansetzen?

Der Schlüssel ist ein Ergebnis dieser Rechnung, keine Vorgabe für sie. Er ergibt sich aus Anwesenheitsquote, Spitzenfaktor und Tätigkeitsmix. Wer ihn vorher festlegt, rechnet rückwärts auf ein Wunschergebnis zu.

Wie berücksichtigen wir Homeoffice?

Über die Anwesenheitsquote je Nutzergruppe und über die Verteilung auf Wochentage. Beides muss aus tatsächlichen Daten kommen, nicht aus einer Regelung. Was in der Betriebsvereinbarung steht und was gelebt wird, weicht fast immer voneinander ab.

Brauchen wir dafür schon eine Innenarchitektin?

Für das Mengengerüst nicht. Für alles danach schon. Die Reihenfolge ist wichtig: erst wissen, was gebraucht wird, dann gestalten lassen. Wir machen den ersten Teil und übergeben an die Planung.

Was, wenn die Fläche deutlich zu klein ist?

Dann habt Ihr drei Stellschrauben: Anwesenheit über die Woche verteilen, Tätigkeiten verlagern, oder Standards senken. Die erste ist meist die wirksamste und die, über die am wenigsten gesprochen wird.

Wie oft sollten wir nachrechnen?

Immer wenn sich eine der dokumentierten Annahmen ändert — Personalzahl, Anwesenheitsmuster, Tätigkeitsmix. Nach dem Einzug lohnt eine Kontrollrechnung nach etwa einem halben Jahr.

Nützliche Links zu weiteren unserer Ressourcen

• Grundlagen Workplace
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