Retrospektiven sind strukturierte Rückblicke, bei denen Teams in regelmäßigen Abständen gemeinsam ihre Zusammenarbeit reflektieren und sich zusammen damit beschäftigen, wie ihre Arbeitsorganisation, ihre Arbeitsprozesse und -Abläufe sowie die Teamkommunikation in Zukunft noch verbessert werden kann.
Retrospektiven sind regelmäßige Team-Meetings, in denen das Team gemeinsam reflektiert, was in der letzten Arbeitsperiode gut lief, wo es Herausforderungen gab und wie die Zusammenarbeit zukünftig noch verbessert werden kann. Der Fokus liegt dabei auf der zwischenmenschliche Ebene, genauso wie auf der prozessualen Ebene der Arbeitsweisen und -Abläufe, um die Kommunikation, die Arbeitsprozesse und die Arbeitsorganisation innerhalb des Teams auf der Meta-Ebene zu besprechen und zu verbessern, statt über inhaltliche Themen zu diskutieren.
Das Format dient der kontinuierlichen Verbesserung der Zusammenarbeit und eignet sich bestens dazu, Verbesserungspotenziale zu identifizieren, aus Erfahrungen zu lernen, Probleme und Hindernisse aus dem Weg zu räumen und gleichzeitig positive Aspekte und Entwicklungen zu verstärken sowie erzielte Erfolge zu feiern und wertzuschätzen.
Auf Grund ihrer Ausrichtung auf kontinuierliche Verbesserung und gemeinsames Lernen, sind Retrospektiven integraler Bestandteil agiler Arbeitsweisen und finden sich in in verschiedenen agilen Methoden und Frameworks wieder, wie beispielsweise Scrum und OKR.
Retrospektiven sind ein hochwirksames Mittel der Qualitätsverbesserung. Sie fördern nicht nur das gemeinsame Lernen im Team, tragen dazu bei, Probleme und Hindernisse zu beseitigen und können nachweislich die Teamleistung und Arbeitsqualität deutlich verbessern, sie schulen gleichzeitig auch die Fähigkeiten der einzelnen Teammitglieder zur Problemanalyse und zur gezielten Ableitung und Entwicklung von geeigneten Maßnahmen und Lösungsstrategien, ausgehend von vergangenen Erfahrungen und gegebenen Problemlagen.
Dies fördert die erlebte Selbstwirksamkeit innerhalb des Teams und kann sich, sofern von Schuldzuweisungen abgesehen wird, positiv auf die gelebte Fehlerkultur auswirken, psychologische Sicherheit und Vertrauen innerhalb des Teams sowie das Teamgefühl, Zusammenhalt und die gemeinsame Ausrichtung stärken.
Für das Format der Retrospektive gibt es eine Vielzahl von Varianten und Ansätzen, denen sich Teams bedienen können. All diese Ansätze variieren zwar in ihrer Herangehensweise bzw. in Bezug auf die Fragen und Bilder, die sie als Ausgangspunkt verwenden, der Aufbau und Ablauf des Verfahrens ist jedoch meist ähnlich und besteht aus 5 aufeinander folgenden Schritten.
Diese siehst du in der folgenden Abbildung dargestellt.
Für die Form der Datenerhebung existieren zahllose Varianten und Ausgangspunkte. Einige der bekanntesten sind beispielsweise die Kategorien "Start, Stop, Continue" oder "Liked, Lacked, Learned", auch als "Geliebt, Gelernt, Gefehlt, Gestolpert", zu denen von den einzelnen Teammitgliedern jeweils Beobachtungen, Einschätzungen und Perspektiven zusammengetragen und sich gegenseitig vorgestellt werden.
Die Frequenz der Retrospektiven kann je Team und Arbeitsbereich variieren.
Ist der Arbeitsprozess ohnehin in wiederkehrenden Zyklen strukturiert, bietet es sich an, jeden Zyklus mit einer Retrospektive abzuschließen.
Sind einzelne Arbeitsperioden weniger klar voneinander abgegrenzt oder von längerer Dauer, empfiehlt es sich, auch zwischendrin in regelmäßigen Abständen zu Retrospektiven zusammen zu kommen. Je kürzer die Abstände, desto kontinuierlicher die mögliche Verbesserung, die erzielt werden kann. Empfehlenswert sind hier Abstände von wenigen Wochen bis hin zu nicht länger als drei Monaten.
Findet der Rückblick in Form einer Retrospektive teamübergreifend statt, als Abstimmung über mehrere Teams oder Bereiche hinweg, sind längere Abstände von 3-6 Monaten üblich.
Auch zum Abschluss ganzer Projekte können Retrospektiven stattfinden. Der Fokus liegt dann darauf, auf Basis der im Rahmen des entsprechenden Projektes gemachten Erfahrungen, Learnings und Implikationen für nächste, zukünftige Projekte zu identifizieren.
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