Der Krankenstand in Deutschland hat bereits während der letzten Jahre einen dauerhaften Peak erreicht– und kranke Mitarbeitende sind teuer. Bei einer Rekord-Krankheitsquote von insgesamt 5,31% im Jahr 2023 beliefen sich die Aufwendungen, die Arbeitgebende in Deutschland für die Entgeltfortzahlungen ihrer erkrankten Mitarbeitenden aufbringen mussten, auf insgesamt 76,7 Milliarden Euro. Das ist mehr als doppelt so viel, wie noch vor 14 Jahren dafür anfiel. Doch wie hoch sind die tatsächlichen Kosten für dein Unternehmen? Und was kannst du tun, um den Krankenstand zu senken, die Gesundheit deiner Mitarbeitenden zu fördern und so die Kosten von Krankheit für dein Unternehmen zu verringern?
Laut der Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin waren Arbeitnehmende in Deutschland im Jahr 2023 pro Person im Schnitt 21 Tage arbeitsunfähig krank. Über alle Arbeitnehmenden in Deutschland ergibt sich damit eine Gesamtsumme von 886,2 Millionen Arbeitsunfähigkeitstagen für das Jahr 2023. Die sich dadurch ergebenden volkswirtschaftlichen Kosten für Produktionsausfälle schätzt die Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin auf insgesamt 128 Milliarden Euro, den Ausfall an Bruttowertschöpfung sogar auf insgesamt 221 Milliarden Euro.
Von diesen 128 Milliarden Euro für Produktionsausfälle entfielen allein 76,7 Milliarden Euro auf den durch Arbeitgebende zu tragenden Anteil der Kosten, die für die Lohnfortzahlung ihrer krankheitsbedingt abwesenden Mitarbeitenden anfielen. Das ist eine erstaunlich hohe Summe und eine Menge Geld. Doch welche Kosten ergeben sich durch einen hohen Krankenstand für Arbeitgebende wirklich?
Diese Frage ist gar nicht so leicht zu beantworten. Denn neben den direkten Kosten des Krankenstandes, die durch die Lohnfortzahlung erkrankter Mitarbeitender entstehen, gibt es noch eine Reihe anderer, indirekter Kosten, die durch die Folgen krankheitsbedingter Abwesenheit von Mitarbeitenden anfallen, sich jedoch weniger gut berechnen oder durch Schätzungen in konkreten Zahlen ausdrücken lassen.
Direkte Kosten
Wenden wir uns zunächst den direkten Kosten zu.
Fällt eine angestellte Person krankheitsbedingt aus, so sind Arbeitgebende in Deutschland gesetzlich dazu verpflichtet, ihr das volle Gehalt für eine Dauer von 6 Wochen (42 Arbeitstagen) lang weiter zu zahlen. Erst danach übernimmt die Krankenkasse und zahlt 70% des Bruttoeinkommens der erkrankten Mitarbeitenden in Form von Krankengeld aus. Diese 6 Wochen beziehen sich jedoch auf ein und dieselbe, die Arbeitsunfähigkeit verursachende Diagnose. Fallen Mitarbeitende nach 6 Wochen krankheitsbedingter Abwesenheit erneut, jedoch auf Grund einer anderen Diagnose aus, so müssen Arbeitgebende erneut für weitere 6 Wochen lang die Fortzahlung ihres vollen Lohnes übernehmen.
Die dadurch für dein Unternehmen anfallenden, direkten Kosten lassen sich ganz einfach anhand eurer Krankheitsquote, dem durchschnittlichen Brutto-Jahresgehalt von Personen in deinem Unternehmen und der Anzahl deiner Mitarbeitenden mit dieser Formel schätzen:
Krankheitsquote:
(Krankentage pro Jahr als Summe über alle Mitarbeitenden ÷ Soll-Arbeitstage pro Jahr als Summe über alle Mitarbeitenden) x 100%
Kosten für Lohnfortzahlung:
Krankheitsquote ÷ 100% x durchschnittliches Bruttogehalt x Anzahl Mitarbeitende.
Schau dir hierfür auch unseren Rechner für Krankenstandskosten an, der dir die direkten Kosten deines Krankenstandes auf Basis dieser Formel schnell und kostenlos schätzt.
💡Tipp: Wenn du eine noch genauere Schätzung der direkten Kosten des Krankenstandes in deinem Unternehmen vornehmen möchtest, dann berücksichtige hier noch den Anteil an Arbeitsunfähigkeitstagen, die durch Langzeiterkrankte zustande kommen. Da du für diese krankheitsbedingten Ausfalltage nach der sechsten Woche krankheitsbedingter Abwesenheit deiner Mitarbeitenden keine Lohnfortzahlungskosten mehr aufwenden musst, kannst du diesen Anteil der Arbeitsunfähigkeitstage deiner Mitarbeitenden vor der Berechnung der Kosten noch aus der Krankheitsquote herausrechnen. Diese differenziertere Betrachtung liefert dir eine noch genauere, meist etwas geringer ausfallende Schätzung der direkten Kosten.
Indirekte Kosten
Das ist aber längst noch nicht alles.
Zusätzlich zu diesen, leicht zu ermittelnden Kosten, fällt noch eine Reihe an anderen Kosten für die Folgen krankheitsbedingter Abwesenheit deiner Mitarbeitenden an. Diese Kosten sind jedoch schwerer zu ermitteln und lassen sich oft nicht in genauen Kennzahlen ausdrücken oder konkret schätzen.
Folgende Kostenquellen, solltest du aber dennoch berücksichtigen, wenn du dir ein Gesamtbild aller durch den Krankenstand in deinem Unternehmen entstehenden Folgekosten machen willst:
- Produktions- bzw. Arbeitsausfall und dadurch entstehende Wertschöpfungsverluste
- Opportunitätskosten in Form von fehlender Zuarbeit, liegengebliebenen oder verzögerten Projekten und Aufträgen, die das Unternehmen so nicht bekommt
- Personalkosten für Krankheitsvertretung und verringerte Kapazitäten bzw. Überstunden für Mitarbeitende, die die Aufgaben der erkrankten Person übernehmen müssen
- Dadurch höhere Belastung der Kollegen, die den Ausfall kompensieren, und ein erhöhtes Risiko für diese, durch Überlastung ebenfalls zu erkranken und auszufallen
- Ausschreibung, Organisation und Einarbeitung der Krankheitsvertretung inklusive der Zeit und Kapazitäten, die eine Führungskraft sowie auch andere Mitarbeitende hierfür aufwenden müssen und dadurch von ihren eigentlichen Aufgaben abgehalten werden
- Produktivitätsverluste der erkrankten Mitarbeitenden meist bereits vor und kurz nach dem krankheitsbedingten Ausfall
- Insgesamt verringerte Effizienz im Team
- Eventuell niedrigere Service- oder Produktqualität durch den Ausfall und dadurch womöglich Verlust von Kunden oder Reputation
- Ein dauerhaft sehr hoher Krankenstand und die damit einhergehenden, bereits beschriebenen Nebenwirkungen für Kollegen können die Stimmung im Team so negativ beeinflussen, dass erhöhte Fluktuation entsteht und hier wird es dann so richtig teuer.
Schau dir hierfür auch unseren Fluktuationskostenrecher an.
Es ist davon auszugehen, dass diese Quellen indirekter Kosten die realen Kosten des Krankenstandes noch deutlich steigern und dass es sich daher bei den berechneten direkten Kosten nur um die Spitze des Eisbergs der tatsächlich durch krankheitsbedingten Ausfall entstehenden Kosten handelt.
Es lohnt sich also, in die Gesundheit deiner Mitarbeitenden zu investieren und Maßnahmen zu etablieren, die den Krankenstand verringern und dem krankheitsbedingten Ausfall von Mitarbeitenden präventiv entgegenwirken können!
Wie kannst du den Krankenstand senken und die Gesundheit deiner Mitarbeitenden fördern?
Hier sind einige bewährte Punkte, an denen du ansetzen kannst, um einem hohen Krankenstand aktiv entgegenzuwirken und die Gesundheit der Mitarbeitenden zu fördern, sowie konkrete Maßnahmen, die dir dabei helfen können, zu Veränderung beizutragen:
📊 1. Fehlzeitenanalyse
Verschaffe dir einen systematischen Überblick darüber, wie der Krankenstand in deinem Unternehmen tatsächlich aussieht.
Hierzu gehört, Daten darüber zu erfassen, welche Art von Krankmeldungen vorkommen, wie lange es im Schnitt dauert bis Mitarbeitende wieder genesen, zu welchen Zeitpunkten sich Mitarbeitende am meisten krankmelden und wie oft Mitarbeitende aus welchen Teams oder Abteilungen ausfallen.
KI-basierte Tools können hier helfen. Dabei sollte es jedoch nicht darum gehen, einzelne Mitarbeitende an den Pranger zu stellen, sondern Muster in den krankheitsbedingten Abwesenheiten zu erkennen und Ursachen zu erforschen. Nur, wer genau weiß, womit er oder sie es zu tun hat und die Ursachen kennt, kann auch gezielt darauf einwirken, passende Maßnahmen auswählen und systematisch etwas verändern.
Auch die Durchführung oder Beauftragung einer Gefährdungsbeurteilung kann helfen, Problemfelder aufzudecken, Belastungsquellen und Gefährdungspotenziale für deine Mitarbeitenden zu identifizieren sowie passende Arbeitsschutzmaßnahmen daraus abzuleiten.
💬 2. Gesprächsraum öffnen und Perspektive der Mitarbeitenden berücksichtigen
Sprich das Thema offen, vorwurfslos und fürsorglich an, sowohl im gesamten Team als auch gezielt gegenüber einzelnen Mitarbeitenden, die häufig fehlen oder nach längerem Ausfall zurückkehren.
Die Atmosphäre eines solchen Gesprächs sollte wertschätzend und wohlwollend sein, du willst deine durch Krankheit in Mitleidenschaft gezogenen Mitarbeitenden ja nicht noch zusätzlich unter Druck setzen, sondern herausfinden, ob es möglicherweise betriebliche Ursachen für die vielen Ausfälle gibt und wo eventuell strukturelle Probleme liegen könnten.
Durch ein wohlwollendes, empathisches Gespräch drückst du außerdem Wertschätzung für deine Mitarbeitenden aus und signalisierst ihnen, dass du sie ernst nimmst und ihnen zuhörst, dass ihre Gesundheit dir wichtig ist und du daran interessiert bist, Maßnahmen zu finden, die diese fördern können.
👩⚕️ 3. Betriebliches Gesundheitsmanagement
Prävention hilft! Unterstütze die Gesundheit deiner Mitarbeitenden durch präventive Maßnahmen, damit sie weniger häufig ausfallen.
Je nach dem, was du in der Fehlzeitenanalyse für Probleme identifiziert hast, stehen dir hier unterschiedlichste Maßnahmen zur Verfügung.
Regelmäßige Gesundheits-Checks, Freistellungen für Vorsorgeuntersuchungen, Ergonomie-Schulungen und nach ergonomischen Kriterien eingerichtete Arbeitsplätze, Bewegungsangebote für Mitarbeitende oder Zuschüsse für Fitnessstudio-Mitgliedschaften, Förderung von gesunder Ernährung durch gesunde Gerichte in der Kantine oder durch die Möglichkeit der Sammelbestellung bei einem Healthy-Food-Lieferanten statt der oft üblichen Pizza-Bestellung oder dem schnellen Döner in der Mittagspause, Bereitstellung von Desinfektionsmittel im Büro neben gemeinschaftlich genutzten Geräten (wie zum Beispiel dem Kopierer) während der Erkältungswellen oder die Möglichkeit, bei leichten Erkältungssymptomen unkompliziert aus dem Homeoffice tätig zu sein, statt die Kollegen im Büro anzustecken, sind hier nur einige der möglichen Ideen.
Hier kannst du kreativ sein und auch Ideen deiner Mitarbeitenden aufgreifen und miteinbeziehen.
🧘🏽♀️ 4. Mentale Gesundheit deiner Mitarbeitenden berücksichtigen
Psychische Erkrankungen stellen mittlerweile nach Erkrankungen des Muskel-Skelett-Systems und Erkältungskrankheiten die dritthäufigste Ursache für krankheitsbedingte Abwesenheiten von Mitarbeitenden dar.
Neben einem positiven und angstfreien Arbeitsklima und einer wertschätzenden Unternehmenskultur kannst du die mentale Gesundheit deiner Mitarbeitenden schützen, indem du ihren Workload im Blick behältst, so einer dauerhaften Überlastung deiner Mitarbeitenden vorbeugst und genug Möglichkeiten für Erholung schaffst, indem du auf die ständige Erreichbarkeit deiner Mitarbeitenden und arbeitsbezogene Kommunikation nach Feierabend, am Wochenende oder im Urlaub verzichtest.
Auch Seminare oder Trainings zu Resilienz, Stressbewältigung, Achtsamkeit und Entspannungsmethoden können helfen, deine Mitarbeitenden widerstandsfähiger gegenüber Belastungen zu machen. Dies sollte aber nicht die einzige Maßnahme sein, denn Widerstandsfähigkeit hilft zwar eine Weile lang, negative Folgen von Stress und Belastung abzupuffern, doch wer dauerhaft großer Belastung oder ständigem Stress durch einen viel zu hohen Workload oder durch eine ungünstige Unternehmenskultur ausgesetzt ist, wird seine Widerstandskraft irgendwann erschöpfen und auf längere Sicht wahrscheinlicher krank.
🤕 5. Präsentismus verhindern
Mitarbeitende, die krank sind, sollten sich zuallererst um die eigene Genesung kümmern und nicht krank zur Arbeit kommen.
Sorge durch eine klare Vertretungsregelung im Krankheitsfall und eine entsprechende Kultur dafür, dass Mitarbeitende, denen es schlecht geht, tatsächlich zu Hause bleiben, statt sich auf Arbeit zu schleppen, obwohl sie eigentlich arbeitsunfähig sind, weil sie sich verpflichtet fühlen oder Angst haben, dass ihre Arbeit im Krankheitsfall einfach liegen bleibt, sodass der Workload, den sie dann bei ihrer Rückkehr schultern müssen nur umso größer wird und sie diesen dann nicht mehr bewältigen können.
Nicht nur arbeiten kranke Mitarbeitende eh weniger produktiv als gesunde, da Menschen, die akut gesundheitlich beeinträchtigt sind, oft eine geringere Arbeitsgeschwindigkeit aufweisen, häufiger Fehler machen und öfter Unterstützung durch andere benötigen als ihre gesunden Kollegen. Im Zweifel stecken sie die gesunde Belegschaft auch noch an oder verschleppen ihre eigene Genesung und verursachen somit höhere Kosten für das Unternehmen als wenn sie sich in Ruhe auskuriert hätten.
Es lohnt ich also, deine Mitarbeitenden zu ermutigen, ihre eigene Genesung zu priorisieren, wenn sie krank sind, um schnell wieder fit zu werden, eine entsprechende Kultur und dahin gehende Erwartungen im Unternehmen zu etablieren und diese als Führungskraft auch selbst zu leben, indem auch du dich nicht zur Arbeit schleppst, wenn du selbst eigentlich arbeitsunfähig krank bist und es dir schlecht geht.
🆓 6. Autonomie und Flexibilität für Mitarbeitende ermöglichen bzw. erhöhen
Verschaffe deinen Mitarbeitenden möglichst viel Flexibilität und Freiheit in Bezug auf ihre eigene Arbeitsgestaltung. Denn mehr Flexibilität und Freiheit für deine Mitarbeitenden bedeutet für diese auch mehr Raum und Möglichkeiten, selbst auf ihre eigenen Bedürfnisse und ihr Befinden zu achten, diese in der Gestaltung ihrer Arbeitstage zu berücksichtigen und damit für sich selbst und ihre eigene Gesundheit besser sorgen zu können.
Wer beispielsweise seine Arbeitszeiten freier bestimmen und seine Pausen eigenständig legen kann, kann selbst besser dafür sorgen, dass Überlastung vermieden wird, genug Bewegung in den Arbeitsalltag integriert wird und an Tagen, an denen das Wohlbefinden oder das Energielevel eingeschränkt ist, weniger gearbeitet werden muss als an Tagen, an denen das Befinden gut und der Energiespeicher voll ist.
Dabei geht es nicht nur um die Gestaltung der Arbeitszeit, sondern auch darum, den Mitarbeitenden im Rahmen der betrieblichen Möglichkeiten möglichst viel Eigenverantwortung und Gestaltungsfreiheit zuzugestehen. Handlungs- und Gestaltungsspielraum kann Stress entgegenwirken und die Gesundheit dadurch fördern, dass die Berücksichtigung der eigenen Bedürfnisse bei der Ausgestaltung der Arbeit möglich wird, denn wer die eigenen Bedürfnisse ständig ignoriert und unterdrückt, wird wahrscheinlicher krank.
🆕 7. Gute Führung durch New Leadership sicherstellen
Studien zeigen, dass Führungskräfte einen großen Einfluss sowohl auf die Unternehmenskultur als auch auf den Krankenstand in Unternehmen haben können.
Sorge dafür, dass deine Mitarbeitenden personenzentriert geführt werden und ihnen die Mittel, Prozesse und Strukturen sowie die Materialien zur Verfügung gestellt werden, die sie zur Bewältigung ihrer Arbeitsaufgaben benötigen. Achte außerdem darauf, dass sie sich weiterentwickeln und ihre Potenziale entfalten können, sich trauen, auf Schwierigkeiten hinzuweisen und Probleme zu äußern, und darauf dass ihnen auch zugehört wird und ihre Impulse aufgenommen werden, wenn sie dies tun.
Schau dir hierzu auch unsere Seite Führung im Wandel an und erfahre mehr über New Leadership und darüber, was du damit bewirken kannst.
...Und wenn das nicht reicht?
Manchmal kann es hilfreich sein, sich bei diesem Prozess und bei der Ableitung konkreter Maßnahmen und Präventionsangebote professionell unterstützen zu lassen.
Mit Hilfe einer externen Perspektive fällt es oft leichter, einen unvoreingenommenen, angstfreien Dialog in Gang zu bringen, nicht nur Zahlen, sondern auch die Perspektive der Mitarbeitenden zu integrieren und strukturelle Probleme aufzudecken sowie passende Maßnahmen und Angebote daraus zu entwickeln. Scheue dich also nicht, dir hierfür Hilfe zu holen, solltest du entdecken, dass der Krankenstand in deinem Unternehmen besonders hoch ist, ohne dass du eine Idee hast, woran das liegen könnte oder was du zielgerichtet dagegen tun kannst.
Nicht nur deine Mitarbeitenden werden dir eine solche Förderung ihrer Gesundheit danken, sondern auch in deinen Bilanzen wird sich dies niederschlagen, da gerade bei sehr hohen Krankheitsquoten durch eine Senkung des Krankenstandes und der damit einhergehenden Verringerung krankheitsbedingter Kosten langfristig eine Menge eingespart und der Gewinn deines Unternehmens so gesteigert werden kann.
