Wir machen modernes Arbeiten endlich zu eurem Alltag
Die ehrliche Kurzfassung: Die Frage nach dem besten Modell ist meistens die falsche Frage. Entscheidend ist, wo eure Daten liegen und womit euer Team ohnehin arbeitet. Diese Seite erklärt, warum – und gibt eine Entscheidungslogik, die auch dann noch trägt, wenn die nächste Modellgeneration erscheint.
Zu unseren KI-TrainingsArbeitet ihr überwiegend in Microsoft 365? Dann ist Microsoft 365 Copilot die naheliegende Wahl – nicht weil das Modell besser wäre, sondern weil keine neuen Datenflüsse entstehen und die Rechtsgrundlage bereits steht.
Arbeitet ihr in Google Workspace? Dann gilt dasselbe Argument für Gemini.
Weder noch, oder ihr wollt werkzeugunabhängig bleiben? Dann ChatGPT oder Claude – beide in der Team- oder Business-Variante, nicht in der kostenlosen.
Alles Weitere ist Feinabstimmung. Wer diese drei Sätze beherzigt, trifft in neun von zehn Fällen eine Entscheidung, die er zwei Jahre später nicht bereut.
Die Qualitätsunterschiede zwischen den großen Anbietern sind für typische Büroarbeit klein geworden und ändern sich mit jeder Version. Was sich nicht ändert, sind drei strukturelle Fragen:
Passt, wenn Word, Outlook, Excel und Teams euer Arbeitsalltag sind.
Stärke: arbeitet innerhalb der bestehenden Microsoft-365-Umgebung. Keine neuen Datenflüsse nach außen, kein zusätzlicher Vertrag – und Zugriff auf das, was ohnehin bei euch liegt.
Schwäche: zeigt gnadenlos, wie es um eure Berechtigungen steht. Wenn eine Ablage für alle offen war, ohne dass es jemand gemerkt hat, merkt es jetzt jeder.
Passt, wenn ihr werkzeugunabhängig arbeiten wollt oder keine Microsoft-Umgebung habt.
Stärke: die größte Verbreitung, dadurch die meisten Anleitungen, die meisten Kolleg:innen mit Vorerfahrung. Eigene GPTs für wiederkehrende Aufgaben.
Schwäche: lebt außerhalb eurer Systeme. Kontext muss hineinkopiert werden – und genau dort entstehen die Datenschutzfragen.
Passt, wenn ihr viel mit langen Dokumenten und Analysen arbeitet.
Stärke: verarbeitet umfangreiche Texte zuverlässig und bleibt dabei näher am Material. In Kanzleien, Verbänden und überall dort beliebt, wo lange Papiere zum Alltag gehören.
Schwäche: geringere Verbreitung, weniger fertige Anleitungen, seltener Vorerfahrung im Team.
Passt, wenn ihr in Google Workspace arbeitet.
Stärke: dasselbe Integrationsargument wie bei Copilot, nur für die Google-Welt – direkt in Docs, Gmail und Drive.
Schwäche: außerhalb von Workspace verliert es diesen Vorteil und konkurriert dann als reines Chatwerkzeug.
Bei den kostenlosen Varianten hört der Datenschutz auf. Erst in den Team-, Business- oder Enterprise-Stufen bekommt ihr einen Auftragsverarbeitungsvertrag, einen Ausschluss der Trainingsnutzung eurer Eingaben und Zusagen zum Datenstandort. Das gilt für alle vier Anbieter gleichermaßen.
Praktisch heißt das: Die Entscheidung „welches Werkzeug" ist weniger wichtig als die Entscheidung „welche Vertragsstufe". Ein Team, das die kostenlose Version mit Kundendaten füttert, hat ein Problem – unabhängig davon, welches Logo darauf steht.
Und noch etwas gilt anbieterunabhängig: Der EU AI Act knüpft an den Anwendungsfall an, nicht an das Modell. Wer KI zur Vorauswahl von Bewerbungen oder zur Leistungsbewertung einsetzt, landet in der Hochrisiko-Kategorie – mit ChatGPT genauso wie mit Copilot. Mehr dazu auf unserer Seite zum EU AI Act.
Was in dieser Liste bewusst fehlt: Benchmarks und Modellversionen. Die ändern sich schneller, als ihr eine Entscheidung umsetzen könnt – und für das Zusammenfassen eines Protokolls spielt der Unterschied keine Rolle.
Drei Muster, die sich fast überall wiederholen:
Wie ihr aus einem mittelmäßigen Auftrag einen guten macht, steht im Prompting-Leitfaden.
Es gibt kein bestes. Für Büroarbeit sind die Qualitätsunterschiede zwischen ChatGPT, Microsoft 365 Copilot, Claude und Gemini klein und ändern sich mit jeder Version. Entscheidend ist, ob das Werkzeug an eure Daten kommt und ob es dort sitzt, wo eure Leute ohnehin arbeiten. Arbeitet ihr in Microsoft 365, ist Copilot die naheliegende Wahl; in Google Workspace ist es Gemini.
In den kostenpflichtigen Business- und Enterprise-Stufen gibt es einen Auftragsverarbeitungsvertrag, den Ausschluss der Trainingsnutzung und Zusagen zum Datenstandort – die Voraussetzungen für einen datenschutzkonformen Einsatz sind damit gegeben. Die kostenlose Variante erfüllt das nicht. Dasselbe gilt sinngemäß für die anderen Anbieter. Die konkrete Bewertung für euren Einsatzzweck gehört zu eurem Datenschutzbeauftragten, nicht auf eine Website.
Ja, und in der Praxis passiert das ohnehin. Sinnvoll wird es allerdings erst mit einer Absprache, wofür welches gedacht ist – etwa Copilot im Office-Alltag und ein zweites Werkzeug für Recherche. Ohne diese Klärung nutzt jede:r etwas anderes, und gemeinsames Lernen findet nicht statt.
Es gibt europäische Modelle, und für Organisationen mit besonderen Anforderungen an den Datenstandort sind sie einen Blick wert. Der Preis dafür ist meist eine dünnere Integration in die gängigen Office-Umgebungen und weniger Material zum Einarbeiten. Wer diesen Weg erwägt, sollte ihn an einem konkreten Anwendungsfall testen, bevor er sich festlegt.
An der Wahl selbst wenig, an der Nutzung viel. Die Verordnung knüpft am Anwendungsfall an, nicht am Anbieter: KI zur Bewerbervorauswahl oder zur Leistungsbewertung ist unabhängig vom Modell hochriskant. Die Pflicht zur KI-Kompetenz nach Artikel 4 gilt ebenfalls anbieterunabhängig für alle, die KI im Unternehmen einsetzen.
Die Werkzeugentscheidung selten – sie hängt an eurer Systemlandschaft, und die ändert sich nicht jedes Jahr. Häufiger lohnt der Blick auf die Vertragsstufe und darauf, ob neue Funktionen Anwendungsfälle möglich machen, die vorher nicht gingen. Einmal jährlich reicht.
Im kostenlosen Erstgespräch schauen wir auf eure Systemlandschaft und sagen, welches Werkzeug wir an eurer Stelle nehmen würden – auch dann, wenn die Antwort „erst mal gar keins" lautet.
Kostenloses Erstgespräch vereinbarenStand: 11.09.2026. Funktionsumfang, Preise und Vertragsstufen der genannten Anbieter ändern sich häufig – prüft sie vor einer Entscheidung beim Anbieter nach. Microsoft, Microsoft 365, Copilot, Word, Outlook, Excel und Teams sind Marken der Microsoft-Unternehmensgruppe. ChatGPT ist eine Marke von OpenAI, Claude eine Marke von Anthropic, Google Workspace und Gemini sind Marken von Google. Diese Seite ist ein unabhängiger Vergleich der NEW WORK HUB eG und steht in keiner Verbindung zu den genannten Anbietern. Alle weiteren Marken sind Eigentum ihrer jeweiligen Inhaber.
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