Microsoft 365 Copilot einrichten

Warum Copilot anders funktioniert als ChatGPT

Copilot arbeitet nicht mit dem, was Du hineinkopierst, sondern mit dem, worauf Du in Eurem Microsoft-365-Tenant Zugriff hast – Mails, Dateien in SharePoint und OneDrive, Teams-Chats, Kalender.

Das ist die Stärke und die Schwäche zugleich: Copilot kann auf Euer Unternehmenswissen zugreifen. Aber nur auf das, was auffindbar und sauber abgelegt ist. Wer sein SharePoint nicht im Griff hat, bekommt schlechte Antworten – und im ungünstigen Fall Antworten aus Dokumenten, die die fragende Person eigentlich gar nicht sehen sollte.

Vor dem Rollout: drei Dinge prüfen

1. Berechtigungen aufräumen. Copilot respektiert bestehende Zugriffsrechte – aber es deckt gnadenlos auf, wo diese zu weit gefasst sind. Was heute niemand findet, findet Copilot sofort.
2. Ablage sortieren. Veraltete Dokumente, doppelte Versionen und verwaiste Team-Sites führen zu falschen Antworten.
3. Lizenzbedarf klären. Copilot wird pro Person lizenziert und setzt eine passende Microsoft-365-Lizenz voraus. Fangt mit den Bereichen an, die viel schreiben und auswerten.

Stand: August 2026. Oberflächen und Lizenzmodelle ändern sich schnell – prüf im Zweifel bei Microsoft nach.

Schritt für Schritt

1. Pilotgruppe festlegen – 10 bis 20 Personen aus verschiedenen Bereichen, nicht nur aus der IT.
2. Lizenzen zuweisen und den Zugriff in den relevanten Anwendungen freischalten.
3. Startaufgaben vorgeben. Ohne konkrete Anlässe probieren Leute zweimal etwas aus und lassen es dann.
4. Nach vier Wochen auswerten: Was wurde genutzt, was nicht, woran lag es?
5. Erst dann ausrollen – mit den Erkenntnissen aus dem Piloten statt mit Annahmen.

Wo Copilot im Alltag wirklich hilft

• Teams: Zusammenfassung eines Meetings, an dem Du nicht teilgenommen hast, inklusive Entscheidungen und offener Punkte
• Outlook: langer Mail-Thread auf den Stand und die offene Frage eindampfen
• Word: erster Entwurf aus Stichpunkten, Umformulierung für eine andere Zielgruppe
• Excel: Formeln erklären lassen, Auffälligkeiten in Daten finden
• PowerPoint: aus einem bestehenden Dokument eine Rohfassung erzeugen

Weitere Anwendungsfälle findest Du in unserer Sammlung zu KI Use Cases.

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