KI-Beratung mit INQA-Coaching: 80 Prozent gefördert

Was ist INQA-Coaching?

INQA-Coaching ist ein Beratungsprogramm des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales, finanziert aus Mitteln des Europäischen Sozialfonds Plus. Es richtet sich an kleine und mittlere Unternehmen und unterstützt sie dabei, den digitalen Wandel aktiv zu gestalten – branchenunabhängig. Der Förderzeitraum läuft von 2023 bis 2028.

Anders als eine klassische Unternehmensberatung arbeitet ein INQA-Coach nicht stellvertretend für euch, sondern mit euch: Die Beschäftigten werden bei allen Schritten einbezogen und entwickeln die Lösungen mit. Das ist kein Beiwerk, sondern Kern des Programms – und genau der Grund, warum es für KI-Vorhaben so gut passt. Denn KI scheitert im Mittelstand selten an der Technik, sondern daran, dass niemand die Menschen mitgenommen hat.

• 80 Prozent der Coaching-Kosten werden übernommen
• Bis zu zwölf Coaching-Tage pro Unternehmen
• Bis zu sieben Monate Begleitung im Betrieb
• Branchenunabhängig – vom Handwerk bis zur Arztpraxis

Was gefördert wird

INQA-Coaching fördert die begleitete Veränderung im Betrieb. Bei einem KI-Vorhaben heißt das zum Beispiel:

• gemeinsam herausfinden, welche Abläufe sich überhaupt lohnen
• Anwendungsfälle bewerten und priorisieren
• einen Piloten aufsetzen und im Alltag erproben
• Spielregeln für den KI-Einsatz mit dem Team erarbeiten
• klären, wer künftig wofür zuständig ist
• die Veränderung so verankern, dass sie nach dem Coaching trägt

Was nicht gefördert wird

Genauso wichtig, damit ihr keine falschen Erwartungen aufbaut: INQA-Coaching ist kein Weiterbildungsprogramm. Nicht förderfähig sind deshalb:

• reine Schulungstage, etwa ein Copilot-Training
• Lizenzkosten und Software
• Hardware und technische Umsetzung
• Beratung ohne Beteiligung der Beschäftigten

Unsere KI-Trainings rechnet ihr also separat ab. In der Praxis ergänzen sich beides gut: Das Coaching klärt, was ihr braucht – das Training vermittelt die Fähigkeiten dafür.

Erfüllt ihr die Voraussetzungen?

Fünf Punkte entscheiden. Die INQA-Beratungsstelle prüft sie mit euch im kostenlosen Erstgespräch:

• Mindestens eine sozialversicherungspflichtige Vollzeitstelle im letzten Geschäftsjahr, insgesamt weniger als 250 Mitarbeitende
• Firmensitz und Arbeitsstätte in Deutschland
• Jahresumsatz höchstens 50 Millionen Euro oder Bilanzsumme höchstens 43 Millionen Euro
• Rechtlich selbstständig, den freien Berufen zugehörig oder gemeinnützig
• Mindestens zwei Jahre am Markt

So läuft es ab

1. Kostenlose Erstberatung. Ihr wendet euch an eine INQA-Beratungsstelle in eurer Region. Dort wird geklärt, ob ihr förderfähig seid, und ihr legt euer Coaching-Ziel fest.
2. INQA-Coaching-Scheck. Sind die Bedingungen erfüllt, bekommt ihr den Scheck – euren Einstieg ins Programm.
3. Coaching im Betrieb. Den Scheck löst ihr bei einem autorisierten INQA-Coach ein, zum Beispiel bei uns. Bis zu sieben Monate arbeiten wir gemeinsam an eurem Vorhaben.
4. Abschlussgespräch. Drei bis sechs Monate nach dem Coaching wertet die Beratungsstelle mit euch aus, was geblieben ist.

Wir arbeiten mit allen INQA-Beratungsstellen in Deutschland zusammen – eine regionale Einschränkung gibt es nicht.

Drei INQA-Coachings aus unserer Praxis

Wir haben drei INQA-Coachings begleitet. Keines davon war ein reines KI-Projekt – das sagen wir bewusst dazu, weil das Programm breiter angelegt ist. Alle drei drehten sich um denselben Kern: digitale Arbeit und die Führung, die sie braucht.

Garten- und Landschaftsbau

Ein Betrieb im GaLaBau wollte seine zentralen Prozesse digitalisieren. Wir haben Angebotsprozess, Rechnungstellung und das Aufmaß auf der Baustelle gemeinsam neu aufgesetzt – dort, wo Papier und Rückfragen am meisten Zeit gefressen haben.

Gestaltungsfeld: Produktionsmodelle und Arbeitsorganisation

Steuerkanzlei

Hier ging es um die Weiterentwicklung der Führungskultur und um digitale Fähigkeiten im Team – konkret um Online-Meetings, die tatsächlich funktionieren, und um die Arbeit mit digitalen Whiteboards.

Gestaltungsfeld: Führung, berufliche Entwicklung und Karriere

Mehr zur Branche: Digitalisierung in der Steuerberatung

Oralchirurgische Praxis

Ein laufendes Coaching. Im Mittelpunkt steht die Führungskompetenz der Teamleiterinnen und Teamleiter – die Frage also, wer im Praxisalltag Verantwortung übernimmt und wie das organisiert wird.

Gestaltungsfeld: Sozialbeziehungen und Kultur

Wie ein KI-Vorhaben in den Förderrahmen passt

Grundlage des Programms ist das Referenzmodell „Betriebliche Gestaltungsfelder der Arbeit der Zukunft" mit sechs Feldern: neue Geschäftsmodelle und Innovationsstrategien, Produktionsmodelle und Arbeitsorganisation, Personalpolitik und Qualifizierung, Sozialbeziehungen und Kultur, Führung und berufliche Entwicklung sowie Arbeitsplatz der Zukunft.

Ein KI-Einführungsprojekt berührt fast immer mehrere dieser Felder gleichzeitig. Wer Copilot ausrollt, verändert Arbeitsabläufe (Feld 2), braucht neue Kompetenzen (Feld 3), muss Vertrauen und Spielregeln klären (Feld 4) und stellt Führung vor neue Fragen (Feld 5). Genau diese Gleichzeitigkeit ist der Grund, warum ein KI-Vorhaben selten ein IT-Projekt bleibt – und warum es in den Förderrahmen passt.

Womit ihr im Coaching arbeitet, entscheidet ihr. Unsere Formate KI Strategie Workshop und KI Sprint lassen sich als Coaching-Bausteine abbilden, ebenso eine Standortbestimmung mit dem KI-Reifegrad-Check.

Wer bei uns coacht

Sven Heese ist seit 2023 autorisierter INQA-Coach und hat die drei oben beschriebenen Coachings begleitet. Robert Janus ist seit 2026 autorisiert und bringt die Microsoft-365- und Copilot-Perspektive mit.

Der NEW WORK HUB ist eine Genossenschaft mit Sitz in Barleben bei Magdeburg. Die Autorisierung als INQA-Coach wird von der Initiative Neue Qualität der Arbeit vergeben und regelmäßig überprüft.

Passende Seiten

• KI Beratung: Unsere Beratungsformate im Überblick.
• KI Strategie Workshop: Kick-off, Interviews, zwei Workshoptage, bewertete Use-Case-Landkarte.
• KI Sprint: Sechs bis acht Wochen bis zum produktiven Anwendungsfall.
• KI Grundlagen: Wie KI funktioniert, was sie kann, was der EU AI Act verlangt.
• KI Toolkit: Prompting, Use Cases, Werkzeuglandkarte, Leitlinien.
• KI in Magdeburg: Beratung und Trainings vor Ort in Sachsen-Anhalt.

Häufige Fragen zum INQA-Coaching

Wie hoch ist die Förderung beim INQA-Coaching genau?

Der Bund übernimmt 80 Prozent der Coaching-Kosten. Gefördert werden bis zu zwölf Coaching-Tage. Die verbleibenden 20 Prozent trägt euer Unternehmen als Eigenanteil.

Können wir mit INQA-Coaching eine KI-Schulung finanzieren?

Nein. INQA-Coaching fördert die begleitete Veränderung im Betrieb, nicht die Weiterbildung. Ein reines Copilot- oder ChatGPT-Training ist nicht förderfähig. Was gefördert wird: der Prozess, in dem ihr mit euren Beschäftigten herausfindet, wofür ihr KI einsetzt, wie ihr sie regelt und wer sie verantwortet.

Wer entscheidet, ob wir gefördert werden?

Die INQA-Beratungsstelle in eurer Region. Sie prüft die Voraussetzungen im kostenlosen Erstgespräch und stellt bei positivem Ergebnis den INQA-Coaching-Scheck aus. Der Coach – also wir – kommt erst danach ins Spiel.

Müssen wir in Sachsen-Anhalt sitzen?

Nein. Wir arbeiten mit allen INQA-Beratungsstellen in Deutschland zusammen, es gibt keine regionale Einschränkung. Euer Firmensitz und eure Arbeitsstätte müssen allerdings in Deutschland liegen.

Wie lange dauert das Coaching?

Bis zu sieben Monate im Betrieb. Drei bis sechs Monate nach dem Abschluss folgt ein Auswertungsgespräch mit der Beratungsstelle. Insgesamt solltet ihr also mit etwa einem Jahr rechnen, in dem das Thema bei euch präsent ist.

Wir haben unter zehn Mitarbeitende. Geht das trotzdem?

Ja. Voraussetzung ist mindestens eine sozialversicherungspflichtige Vollzeitstelle im letzten Geschäftsjahr. Nach oben liegt die Grenze bei 250 Mitarbeitenden. Kleine Betriebe sind ausdrücklich Zielgruppe des Programms.

Wie viel Zeit kostet uns das im Alltag?

Das Programm lebt davon, dass eure Beschäftigten mitarbeiten – das ist keine Nebenbedingung, sondern der Kern. Realistisch sind pro Coaching-Tag noch einmal ein bis zwei Stunden Vor- und Nachbereitung bei den Beteiligten. Wer das nicht einplant, verschenkt die Förderung.

Bis wann läuft das Programm?

Der aktuelle Förderzeitraum läuft von 2023 bis 2028. Da die Mittel begrenzt sind, lohnt sich ein frühzeitiges Erstgespräch bei der Beratungsstelle.

Was passiert, wenn wir während des Coachings merken, dass KI gar nicht unser Thema ist?

Dann arbeiten wir an dem, was wirklich ansteht. Das ist kein Ausnahmefall: In zwei unserer drei bisherigen Coachings ging es am Ende stärker um Führung als um Technik. Das Coaching-Ziel legt ihr mit der Beratungsstelle fest und es darf sich im Prozess schärfen.

Stand der Angaben: 11.09.2026, Quelle: INQA – Informationen für KMU und Förderrichtlinie INQA-Coaching (Stand 06/2026). Diese Seite ist eine Einordnung und ersetzt keine Förderberatung. Verbindlich prüft die INQA-Beratungsstelle.