KI in der öffentlichen Verwaltung

Die Unterscheidung, die alles andere bestimmt

Für Verwaltungshandeln gilt eine Trennlinie, die es in der Privatwirtschaft so nicht gibt:

• Verwaltungsinterne Arbeit. Vermerke vorstrukturieren, Sitzungsvorlagen entwerfen, Recherche in eigenen Dokumenten, Einarbeitung, verständliche Bürgerinformation. Hier ist KI als Arbeitshilfe einsetzbar, solange ein Mensch prüft und verantwortet.
• Entscheidungen mit Außenwirkung. Bescheide, Ermessensausübung, Leistungsgewährung, Ordnungsverfügungen. Hier gilt der Amtsermittlungsgrundsatz, die Begründungspflicht und das Verbot, Entscheidungen zu delegieren. Eine KI-gestützte Vorbereitung ändert nichts daran, dass die Entscheidung von einem Menschen getroffen und begründet werden muss.

Die praktische Konsequenz: KI darf beim Formulieren helfen, nicht beim Entscheiden. Wer diese Linie hält, bewegt sich auf sicherem Grund. Wer sie verwischt, riskiert angreifbare Verwaltungsakte.

Drei Anwendungsfälle im Verwaltungsalltag

Bürgerinformation

Aus einer Satzung, einer Verordnung oder einem Merkblatt wird ein verständlicher Text für die Website – in einfacher Sprache, ohne Paragrafenketten.

Wirkung: weniger Rückfragen am Telefon und Bürgertelefon, bessere Erreichbarkeit für alle. Fachlich geprüft wird weiterhin im Amt.

Sitzungsdienst

Vorlagen für Ausschüsse und Rat vorstrukturieren, Sachverhalte aus vorhandenen Unterlagen zusammenziehen, Protokollentwürfe erstellen.

Wirkung: Der Sitzungsdienst ist in vielen Kommunen der größte Textproduzent. Hier liegt der spürbarste Zeitgewinn.

Wissen im Amt

Wo steht die aktuelle Dienstanweisung, welche Regelung gilt seit der letzten Änderung, wie wurde ein vergleichbarer Fall früher behandelt?

Wirkung: Besonders relevant bei Altersabgängen – Verwaltungswissen ist stark personengebunden.

Was hier zusätzlich gilt

• EU AI Act. KI im Beschäftigungskontext ist Hochrisiko – für Behörden als Arbeitgeber genauso wie für Unternehmen. Auch bestimmte Anwendungen gegenüber Bürgerinnen und Bürgern fallen in strenge Kategorien. Die Kompetenzpflicht nach Artikel 4 gilt ohnehin.
• Vergaberecht. Werkzeuge werden beschafft, nicht einfach abonniert. Das verlängert den Weg und ist einzuplanen.
• Datenschutz und Aktenführung. Neben der DSGVO gelten Landesdatenschutzgesetze und Vorgaben zur Schriftgutverwaltung. Was ein Assistent erzeugt, ist gegebenenfalls aktenrelevant.
• Personalvertretung. Personalräte haben bei Systemen mit Überwachungseignung mitzubestimmen. Frühzeitig einbinden.

Was in der Praxis den Unterschied macht

Aus unserer Arbeit mit öffentlichen Auftraggebern: Der Engpass ist fast nie die Technik und selten das Recht. Es ist die Frage, wer entscheiden darf.

Wo Zuständigkeiten über Ämter verteilt sind, wartet jeder auf ein Signal von oben. Was hilft, ist eine benannte Person mit Mandat, ein klar abgegrenztes Feld zum Ausprobieren und die ausdrückliche Erlaubnis, dabei auch etwas nicht zu nutzen.

Und: Beschäftigte in der Verwaltung sind es gewohnt, an Regeln gebunden zu arbeiten. Klare Vorgaben werden hier nicht als Bevormundung erlebt, sondern als Entlastung. Eine gute Dienstanweisung wirkt stärker als jeder Appell.

Passende Angebote

• EU AI Act Schulung: Risikoklassen und Nachweispflichten – für Behörden als Betreiber.
• KI Basics: Der werkzeugunabhängige Einstieg für Fachämter.
• KI für Führungskräfte: Für Amtsleitungen und Fachbereichsleitungen.
• KI-Champions Ausbildung: Multiplikator:innen über Ämtergrenzen hinweg.

Zum Weiterlesen

• EU AI Act: Einordnung: Was ab wann gilt und für wen.
• KI und Datenschutz: Vertragsstufen und Berechtigungen.
• Wissen auffindbar machen: Der Hebel bei Altersabgängen.
• Leitlinien-Baukasten: Grundlage für eine Dienstanweisung.

Häufige Fragen

Darf eine Behörde überhaupt KI einsetzen?

Als Arbeitshilfe grundsätzlich ja, unter Beachtung von Datenschutz, Vergaberecht, Vorgaben zur Schriftgutverwaltung und den Anforderungen des EU AI Act. Nicht zulässig ist, Entscheidungen zu automatisieren, die eine Ermessensausübung oder Begründung erfordern. Die Bewertung für euren konkreten Einsatz gehört in eure Rechtsprüfung – diese Seite ordnet nur ein.

Dürfen wir Bescheide mit KI vorbereiten?

Der Textentwurf ist etwas anderes als die Entscheidung. Formulierungshilfe ist denkbar, sofern Sachverhalt und Rechtsanwendung von der zuständigen Person verantwortet werden und die Begründung trägt. Kritisch wird es, sobald aus der Formulierungshilfe eine Vorentscheidung wird. Klärt das vorher mit eurer Rechtsaufsicht.

Was ist mit dem Personalrat?

Systeme, die geeignet sind, Verhalten oder Leistung der Beschäftigten zu überwachen, unterliegen der Mitbestimmung. Bei Assistenten mit Protokoll- und Auswertungsfunktionen ist das schnell der Fall. Die Erfahrung zeigt: frühe Einbindung ist der schnellere Weg, auch wenn es zunächst anders wirkt.

Wie beschaffen wir ein solches Werkzeug?

Über die üblichen vergaberechtlichen Wege, abhängig vom Auftragswert. Das dauert länger als ein Abonnement und ist der Grund, warum viele Verwaltungen mit dem starten, was im vorhandenen Lizenzrahmen bereits enthalten ist. Das ist häufig der pragmatischste Einstieg.

Gilt die KI-Kompetenzpflicht auch für Behörden?

Artikel 4 EU AI Act richtet sich an Anbieter und Betreiber von KI-Systemen. Eine Behörde, die KI einsetzt, ist Betreiberin und muss für ein angemessenes Maß an KI-Kompetenz bei den einsetzenden Personen sorgen – nachweisbar, angemessen zu Vorwissen und Einsatzbereich.

Stand: 14.09.2026. Diese Seite ist eine organisatorische Einordnung und ersetzt keine Rechtsberatung. Für die Bewertung von Verwaltungshandeln, Vergabe, Aktenführung und Mitbestimmung sind die jeweils zuständigen Stellen und eure Rechtsaufsicht maßgeblich.