Dein Cheat Sheet für bessere Meetings - Regeln & Ziele

Kenne dein Ziel

Das erste was klar sein sollte, ist das Ziel des Meetings. Beantworte dafür die beiden folgenden Fragen ehrlich:

1. Was ist mein Ziel für diesen Termin?

   • Möchte ich eine Entscheidung treffen?
   • Will ich Informationen weitergeben?
   • Soll ein Problem gelöst werden?

2. Was soll danach anders sein?

   • Welche Schritte sollen nach dem Meeting unternommen werden?
   • Was erwartet ihr von den Teilnehmern?

This meeting could have been an email?

Versuche herauszufinden welche Informationen du benötigst. Prüfe ob du diese nicht auch asynchron in Textform bekommen könntest. Ein einfacher Check kann helfen:

• Gibt es dringende Fragen? Wenn die Antworten auf die Fragen im Meeting sofort benötigt werden, ist ein Meeting notwendig.
• Sind viele Details erforderlich? Wenn ihr umfangreiche Informationen teilen müsst oder eine Diskussion nötig ist, dann hilft nur das persönliche Gespräch.

Allgemeine Meeting-Regeln etablieren

Einige grundlegende Regeln können helfen, Meetings effizienter zu gestalten. Diese sollten von Anfang an klar kommuniziert und eingehalten werden:

• Pünktlichkeit:
  • Beginnt rechtzeitig und respektiert die Zeit der Teilnehmer.
  • Beispiel: Startet das Meeting pünktlich um 10 Uhr.
• Teilnahmeverpflichtung:
  • Klarstellen wer wirklich am Meeting teilnehmen muss
  • Beispiel: Nur Teammitglieder, die direkt beteiligt sind oder relevante Informationen beitragen können

Meeting-Regeln explizit machen

Für eine strukturierte Diskussion sind einige Regeln wichtig, die im Vorfeld klar kommuniziert werden sollten:

• Hand heben um zu sprechen, auch vor Ort:
  Damit ist es einfacher den Redefluss zu steuern und sicherzustellen, dass jeder gehört wird.
• Chat nutzen, um Fragen oder kurze Anmerkungen stellen.
  So können Themen direkt geklärt werden ohne das Meeting zu unterbrechen.
  Moderatoren haben die Aufgabe, auf Chatanfragen zu reagieren und diese im Meeting zu behandeln.
• Moderator:innen Remote und vor Ort bei hybriden Meetings (siehe auch Best Practice weiter unten)
  Dafür sollte im Vorfeld die Moderator-Rolle festgelegt sein
• Muten, wenn kein Beitrag erfolgt
  So wird verhindert, dass Hintergrundgeräusche stören.

Technik-Check im Vorfeld

Technische Probleme sind ein häufiger Grund für verzögerte Meetings. Daher ist es wichtig, einige Dinge vorher zu überprüfen:

• Digitale Whiteboards verwenden und vorbereiten: Stellen sicher, dass alle Teilnehmer Zugang haben und sich zurechtfinden.
• Gute Mikrofone/Kameras verwenden: Eine klare Kommunikation ist entscheidend für erfolgreiche Meetings.
• Lärm im Umfeld vermeiden (Telefonkabine, keine Zwischengespräche vor Ort). Vermeidet Ablenkungen durch Hintergrundgeräusche oder Zwischenrufe.
• Sharing in den Einstellungen für alle erlauben: Damit kann jeder Teilnehmer sein Bildschirm teilen und Informationen präsentieren.

Power Framework Agenda

Ein Framework, was bei der Erstellung einer guten Agenda hilft, ist das POWER Framework. Es stellt sicher, dass jedes Meeting klar strukturiert und zielgerichtet ist:

• Purpose: Sinn und Zweck des Meetings klären.

  • Warum finden wir dieses Meeting statt?
  • Welches Problem wollen wir lösen?

• Outcome: Welche Entscheidung muss im Meeting getroffen werden?

  • Was sollen die Teilnehmer als Ergebnis mitnehmen?
  • Welchen Nutzen hat das Meeting für sie?

• What is in it for me?

  • Was werdet ihr als Teilnehmer aus dem Meeting mitnehmen?
    • Möchte ich Informationen weitergeben und benötige Feedback dazu?
    • Sind Entscheidungen zu treffen, die mich betreffen?

• Engage: Welche Erwartung der Teilnahme habe ich an euch?

  • Sollen alle Teilnehmer aktiv teilnehmen oder ist eher eine Infoveranstaltung geplant?

• Roles:

  • Welche Rollen gibt es? Wer moderiert das Meeting und wer protokolliert es?
    • Ist ein Zeitwächter notwendig, um sicherzustellen, dass wir im Plan bleiben?

Wo sollten welche Meetings stattfinden?

Die Wahl des richtigen Veranstaltungsorts kann den Ablauf eines Meetings erheblich beeinflussen. Hier sind einige Tipps:

• Kleine Teams oder informelle Treffen: Diese können in einem ruhigen Büro oder digital stattfinden.
  • Beispiel: Scrum-Meetings, Daily Stand-ups.
• Größere Gruppen oder offizielle Präsentationen: Nutzt Konferenzräume mit der entsprechenden Ausrüstung. So stellen ihr sicher, dass alle Teilnehmer gut hören und sehen können.

Schau dir auch unser Diagram an, welches dir bei aus Auswahl des richtigen Meeting-Formates hilft.

Unsere Meeting Best Practice

Hier sind noch einige bewährte Praktiken für effiziente Meetings:

• Themen- und Fragenparkplätze einrichten:
  • Gebt zusätzlichen Themen oder Fragen Raum und geht später darauf ein.
  • Beispiel: Ein Dokument, das alle Teilnehmer nach dem Meeting bearbeiten können.
• Check-In/-Out nutzen und Pausen beachten:
  • Regelmäßige Pausen sind wichtig, um Konzentration und Produktivität zu erhalten.
  • Denkt an Check-In und Check-Out am Anfang oder Ende des Meetings zur Reflektion.
• Meeting vorbei wenn Ziel erreicht:
  • Ein Meeting muss nicht über die gesamte geplante Zeit gehen, wenn das Ziel vorzeitig erreicht ist.
  • Lieber vorzeitig beenden statt in die Länge ziehen.
• Doppelte Moderation bei hybriden Meetings:
  • Eine Person moderiert vor Ort und achtet auf Wortbeiträge.
  • Beispiel: Mikrofonfreigabe für Teilnehmer aus dem Publikum oder Fragenkatalog vorbereiten.
  • Eine weitere Person überwacht die Online-Teilnehmer und sorgt dafür, dass alle gehört werden.
• Ankommen entkoppeln:
  • Schaltet Remote sowie vor Ort erst zusammen ein, wenn alle Teilnehmer da sind. So startet ihr pünktlich und effizient.

Mit diesen Tipps solltet Ihr in Zukunft keine Zeit mehr mit unnötigen Meetings verschwenden müssen.

Viel Erfolg bei der Umsetzung!