Digitale Selbstorganisation mit Outlook, OneNote & To Do

5 ⭐⭐⭐⭐⭐

Volles Postfach, verstreute Notizen, To-dos auf Zetteln und in fünf verschiedenen Apps – so geht jeden Tag wertvolle Zeit und Energie verloren. Genau hier setzt dieses Training an: Wir zeigen dir, wie du mit Outlook, OneNote und Microsoft To Do ein einfaches System für deine Selbstorganisation aufbaust. Schon 30 Minuten weniger Suchen und Sortieren am Tag summieren sich auf mehr als einen gewonnenen Arbeitstag im Monat – und du hast endlich den Kopf frei für die wichtige Arbeit.

Gute Selbstorganisation ist keine Frage der Disziplin, sondern des richtigen Systems – und die passenden Werkzeuge dafür hast du mit Microsoft 365 längst auf dem Rechner.

In diesem Training lernen die Teilnehmenden, wie sie Outlook, OneNote und Microsoft To Do zu einem persönlichen Organisationssystem verbinden: vom aufgeräumten Postfach über strukturierte Notizen bis zur zuverlässigen Aufgabenplanung. Das Ziel: weniger Suchen, weniger Vergessen, weniger Stress – und mehr Fokus für die wirklich wichtigen Aufgaben.

Du erfährst, wie du E-Mails in Minuten statt Stunden verarbeitest, Termine und Fokuszeiten klug planst und dein Wissen so ablegst, dass du es wiederfindest. Mit praktischen Übungen bauen die Teilnehmenden ihr eigenes System direkt im Training auf und nehmen es fertig eingerichtet mit in den Alltag.

Als Inhouse-Format wirkt das Training doppelt: Neben dem persönlichen System vereinbart ihr gemeinsame Spielregeln für Erreichbarkeit, Antwortzeiten und Fokuszeiten im Team – denn Selbstorganisation scheitert selten an der Methode, sondern an der Kultur. Und damit alles im Alltag ankommt, gibt es auf Wunsch vier Wochen nach dem Training einen Team-Check-in zur Verankerung eurer neuen Routinen.

Inhalte

Grundlagen: Selbstorganisation & Zeitmanagement

  • Warum Selbstorganisation ein System braucht – nicht mehr Disziplin
  • Das Grundprinzip: Erfassen, Ordnen, Erledigen – alles raus aus dem Kopf
  • Prioritäten setzen mit der Eisenhower-Matrix: Wichtig vs. Dringend
  • Deine persönlichen Zeitfresser erkennen und abstellen

E-Mail-Flut meistern mit Outlook

  • Das Postfach aufräumen und dauerhaft im Griff behalten
  • E-Mails effizient verarbeiten: die 4-D-Methode (Delete, Do, Delegate, Defer)
  • Regeln, QuickSteps und Kategorien sinnvoll einsetzen
  • Aus E-Mails direkt Aufgaben und Termine machen

Zeitmanagement mit dem Outlook-Kalender

  • Wochenplanung: Erst die großen Steine – dann der Rest
  • Timeboxing: Aufgaben feste Zeitfenster geben
  • Fokuszeiten für konzentriertes Arbeiten blocken und verteidigen
  • Pufferzeiten, Meeting-Hygiene und Umgang mit Unterbrechungen
  • Gemeinsame Spielregeln im Team: Erreichbarkeit, Antwortzeiten, Fokuszeiten

Aufgaben zuverlässig steuern mit Microsoft To Do

  • Alle Aufgaben an einem Ort: Listen, Prioritäten und Fälligkeiten
  • Der Tagesstart mit „Mein Tag": realistisch planen statt überladen
  • Wiedervorlagen und wiederkehrende Aufgaben nutzen

Wissen & Notizen strukturieren mit OneNote

  • Eine Notizbuch-Struktur, die zu deiner Arbeit passt
  • Besprechungsnotizen, Projektwissen und Checklisten ablegen
  • Alles verbinden: von der E-Mail zur Aufgabe zur Notiz
  • Deine persönliche Tages- und Wochenroutine für den Alltag
  • Optional: Team-Check-in vier Wochen nach dem Training zur Verankerung

Das sagen andere Teilnehmer:innen

Das war das beste Seminar, dass ich zu M365 bisher hatte. Und ich hatte viele. Merci!

Schulungsteilnehmerin
Mitarbeiterin im Innendienst

Agenda

Vormittags

- Check-In & Standortbestimmung
Wo verlierst du heute Zeit? Wir analysieren deine größten Zeitfresser und Unterbrechungen – und du definierst dein persönliches Ziel für den Tag.

- Grundlagen: Selbstorganisation & Zeitmanagement
Systeme schlagen Disziplin: das Prinzip Erfassen–Ordnen–Erledigen, Prioritäten setzen mit der Eisenhower-Matrix und der Unterschied zwischen wichtig und dringend.

- E-Mail-Flut meistern mit Outlook
Postfach aufräumen, E-Mails mit der 4-D-Methode in Minuten verarbeiten, Regeln und QuickSteps einrichten – und aus E-Mails direkt Aufgaben machen.

- Wochenplanung mit dem Kalender
Erst die großen Steine: Wie du deine Woche realistisch planst, Timeboxing nutzt und Fokuszeiten für konzentriertes Arbeiten blockst.

Nachmittags

- Fokus halten im Arbeitsalltag
Unterbrechungen reduzieren, Meeting-Hygiene, Pufferzeiten – und gemeinsame Spielregeln im Team für Erreichbarkeit, Antwortzeiten und Fokuszeiten.

- Aufgaben steuern mit Microsoft To Do
Alle To-dos an einem Ort: Listen und Prioritäten aufbauen, den Tag mit „Mein Tag" realistisch starten, Wiedervorlagen und wiederkehrende Aufgaben einrichten.

- Notizen & Wissen ablegen mit OneNote
Eine Struktur, in der nichts mehr verloren geht: Besprechungsnotizen, Projektwissen und Checklisten – verknüpft mit Outlook und To Do.

- Dein System & Check-Out
Du baust deine persönliche Tages- und Wochenroutine und richtest dein komplettes Organisationssystem direkt ein. Auf Wunsch vereinbaren wir den Team-Check-in vier Wochen später – damit die neuen Routinen wirklich bleiben.

Darum solltest du mitmachen

Dein System für den Arbeitsalltag

Du hast ein persönliches Organisationssystem aus Outlook, OneNote und To Do – eingerichtet, erprobt und sofort einsatzbereit. Schon 30 Minuten weniger Suchen und Sortieren am Tag sind mehr als ein gewonnener Arbeitstag im Monat.

Nach dem Training kannst du

  • Dein Postfach in kurzer Zeit verarbeiten und dauerhaft aufgeräumt halten
  • Termine, Aufgaben und Fokuszeiten realistisch planen
  • Notizen und Wissen so ablegen, dass du alles sofort wiederfindest

Nachhaltig im Team verankert

Gemeinsame Spielregeln für Erreichbarkeit und Fokuszeiten sorgen dafür, dass euer Team die neuen Routinen trägt – und der optionale Check-in vier Wochen nach dem Training bringt sie endgültig in den Alltag statt in den Methodenordner.

Du bist hier richtig

Dieses Training ist perfekt für dich, wenn du…

  • …dich von E-Mails, Terminen und To-dos getrieben fühlst statt selbst zu steuern.
  • …deine Aufgaben und Notizen aktuell über viele Orte verstreut hast – digital wie analog.
  • …Outlook, OneNote und To Do zwar kennst, aber nie systematisch für dich nutzt.
  • …mehr Fokus und Ruhe in deinen Arbeitsalltag bringen willst – ohne zusätzliche Tools.
  • …als Führungskraft oder Team nicht nur individuelle Routinen, sondern gemeinsame Spielregeln für Erreichbarkeit und Fokuszeiten etablieren möchtest.

Kontakt

Das Wichtigste auf einen Blick

Dauer: 1 Tag

Gruppengröße: max. 12 Personen für maximale Lernerfolge

Format:
Online: Live-Training via Teams mit interaktiven Übungen.
Inhouse: Individuell auf dein Team zugeschnitten – bei euch vor Ort.

Bereit für einen aufgeräumten Arbeitsalltag?
Ich bin Robert und euer Experte für
digitale Selbstorganisation mit Microsoft 365.

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