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Auf Grund des Fachkräftemangels bleiben immer mehr Stellen in Deutschland über längere Zeit unbesetzt. Doch welche Kosten verursacht die Nichtbesetzung offener Stellen tatsächlich? Wie viel Umsatz geht eurem Unternehmen verloren, wenn Stellen leer bleiben?
Mit unserem Vakanzkosten-Rechner kannst du das auf Basis der Ermittlung des Wirkungsfaktors der in eurem Unternehmen offenen Stellen in wenigen Sekunden herausfinden – einfach, schnell und kostenlos!
Du musst nur den Rechner mit so vielen relevanten Daten füttern, wie dir möglich.
Du brauchst mindestens:
👥 Die Anzahl aller Mitarbeitenden in eurem Unternehmen
💸 Euren monatlichen Umsatz
💰Das monatliche Brutto-Gehalt der zu besetzenden Stelle
🗓 Die Anzahl der durchschnittlichen monatlichen Arbeitstage für die zu besetzende Stelle
Zusätzlich kannst du noch eine Vielzahl weiterer Kosten berücksichtigen, die in eurem Unternehmen anfallen, sofern sie dir bekannt sind.
Je mehr Angaben du in den Rechner eingibst, desto genauer wird die ermittelte Schätzung. Wenn dir die Höhe von einigen der erfragten Kosten in deinem Unternehmen nicht bekannt ist, kannst du die entsprechenden Felder auch leer lassen. Der Rechner wird dir trotzdem eine, dann etwas ungenauere, Schätzung eurer Vakanzkosten ausgeben.
Die berechneten Kosten sind lediglich eine grobe Schätzung – in manchen Fällen können die realen Kosten sogar deutlich höher ausfallen.
Nehmen wir ein konkretes Rechenbeispiel, um die Vakanzkosten besser zu verstehen.
Ein neues Teammitglied trägt nicht nur zur Erwirtschaftung von zusätzlichem Umsatz bei, sondern verursacht auch direkte sowie indirekte kosten, beispielsweise für Lohn, Onboarding und Einarbeitung oder für die Miete des Büroraumes und die Einrichtung des Arbeitsplatzes der neuen Mitarbeitenden. Die Gesamtheit all dieser, für ein neues Teammitglied anfallenden Kosten wird zunächst aufsummiert.
In unserem Rechenbeispiel ergeben sich pro Monat folgende Fixkosten für das neue Teammitglied:
🔢 4.000€ + 680€ + 30€ + 120€ + 100€ + 200€ + 30€ + 50€ + 75€ + 40€ = 5.325€
Berechne nun, wie stark das entsprechende Teammitglied, in unserem Beispiel die Teamleitung, zur Generierung von Umsatz in deinem Unternehmen beiträgt. Dafür ermittelst du den monatlichen Umsatz deines Unternehmens pro mitarbeitende Person und teilst ihn durch die in Schritt 1 ermittelten Mitarbeitendenkosten. Der Faktor, der sich hier ergibt liegt meist zwischen 1 und 3, je nach Unternehmen, seiner verfolgten Wachstumsstrategie und der betrachteten Position im Unternehmen, da Fixkosten und Beitrag zum Umsatz zwischen einzelnen Mitarbeitenden und Positionen im Unternehmen variieren können.
Monatlicher Umsatz ÷ Anzahl Mitarbeitende ÷ Mitarbeiterkosten pro Monat = Wirkungsfaktor
🔢 500.250€ ÷ 50 ÷ 5.325€ = 1.88
Um im letzten Schritt die Verzichtskosten, die für die Nichtbesetzung einer offenen Stelle anfallen, ermitteln zu können, ziehst du die in Schritt 1 ermittelten monatlichen Mitarbeiterkosten vom Umsatz ab, den das neue Teammitglied erwirtschaften würde. Dafür lässt sich folgende Formel nutzen, die dir die Vakanzkosten einer unbesetzten Stelle pro Tag ihrer Nichtbesetzung liefert.
(Wirkungsfaktor -1) x Mitarbeiterkosten pro Monat ÷ durchschnittliche Anzahl Arbeitstage pro Monat = Vakanzkosten pro Tag
Für unser Rechenbeispiel ergeben sich somit bei Nichtbesetzung der offenen Teamleitungs-Stelle pro Tag folgende Kosten.
🔢 (1.88 – 1) x 5.325€ ÷ 22 = 213€
Möchtest du ermitteln, wie viel eine längere Nichtbesetzung einer offenen Stelle dein Unternehmen tatsächlich kostet, muss du die ermittelten Vakanzkosten pro Tag nun nur noch mit der Anzahl der Tage multiplizieren, über die sich die Vakanz erstreckt.
Für die viermonatige Vakanz der Teamleitungs-Stelle in unserem zuvor betrachteten Rechenbeispiel ergeben sich demnach Gesamtkosten von 18.744€.
🔢 213 x 22 x 4 = 18.744€
Solltest du die vakante Stelle eigentlich neubesetzen wollen, fallen zusätzlich zu den Vakanz- bzw. Verzichtskosten für die unbesetzte Stelle auch noch Rekrutierungskosten für die Suche nach Personal an, mit dem die Stelle neubesetzt werden kann. Diese solltest du in deinen Kostenerwägungen mitberücksichtigen, indem du sie zu den bereits ermittelten Vakanzkosten noch hinzuaddierst. Dies kann die Summe deiner sich insgesamt ergebenden Vakanzkosten noch einmal deutlich in die Höhe treiben, denn je länger sich die Mitarbeitendensuche für eine offene Stelle hinzieht, desto empfindlicher steigen auch die dadurch anfallenden Kosten. Auf diese Art und Weise können offene Stellen, gerade bei längerer Vakanz relevanter Positionen und erfolgloser, sich in die Länge ziehender Rekrutierung für die zu besetzende Position, eine stark unterschätzte Quelle erheblicher Kosten darstellen.
Schau dir hierzu auch unseren Rechner für Recruitingkosten an und finde heraus, wie viel eure Personalgewinnung dein Unternehmen aktuell kostet.
Die berechneten Kosten sind lediglich eine grobe Schätzung – in manchen Fällen können die realen Kosten sogar deutlich höher ausfallen.
Es lohnt sich also, offene Stellen und vakante Positionen in deinem Team zu vermeiden und in eine erfolgreiche und effiziente Personalgewinnung sowie in die Bindung deiner bestehenden Mitarbeitenden zu investieren.
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